Использование правильного приложения необходимо, если вы пишете и делаете заметки ежедневно. Перепробовав множество инструментов за эти годы, я пришел к тому, что рассматриваю только те приложения, которые предлагают некоторые ключевые функции. Это не просто приятные дополнения — это абсолютные must-have. Вот функции, в которых я отказываюсь идти на компромисс.
6. Приложение должно работать на всех устройствах
Я использую устройства, работающие под управлением большинства операционных систем, включая ноутбук с Windows, Chromebook, MacBook, iPhone и смартфон Android. Из-за этого мне часто приходится переключаться между устройствами в зависимости от того, работаю ли я из дома или путешествую. Первая функция, которую я ищу в инструменте для письма, — это совместимость с разными устройствами и ОС.
Всякий раз, когда я нахожу новый инструмент для создания заметок или письма или получаю рекомендацию, я проверяю его веб-сайт, чтобы убедиться, что он поддерживает большинство настольных и мобильных платформ. Инструмент также должен синхронизировать мои заметки на всех устройствах, гарантируя, что у меня всегда будет последняя версия моего контента. Если он этого не предлагает, я даже не буду пробовать.
5 Мне нужна встроенная функция OCR для сканирования текста
OCR (оптическое распознавание символов) — полезная функция, которая позволяет сканировать рукописные или печатные заметки и превращать их в редактируемый текст с возможностью поиска. Поскольку это очень практично, большинство приложений для создания заметок включают ее, и для меня это не подлежит обсуждению. Она предлагает два основных преимущества, которые делают создание заметок гораздо более эффективным.
Во-первых, это избавляет вас от необходимости вручную набирать длинные тексты или вводить данные из печатных материалов. В колледже эта функция сэкономила мне часы работы. Во-вторых, она позволяет искать определенные ключевые слова или темы в отсканированных документах, что упрощает поиск нужного вам текста без необходимости перелистывать стопки бумаги.
4 История версий — это спасение
История версий сохраняет временную шкалу всех изменений, внесенных в документ или заметку. Она позволяет вам просматривать, сравнивать и восстанавливать предыдущие версии в любое время. Так что если вы случайно удалите контент, перезапишете что-то важное или захотите вернуться к более раннему черновику, история версий вас поддержит. Есть две основные причины, по которым эта функция не подлежит обсуждению для меня.
Я часто сотрудничаю с редакторами, младшими авторами или клиентами, поэтому мне нужно видеть, какие изменения были сделаны, когда и кем. История версий упрощает это. Это также избавляет меня от создания нескольких копий при экспериментах с разными углами обзора для части — я всегда могу вернуться к более раннему черновику или идее, когда захочу.
3. Невозможно работать без инструментов для совместной работы
Поскольку я часто сотрудничаю с другими, я ищу инструменты, которые делают совместную работу легкой. Прежде всего, обмен документом должен быть простым — в идеале всего в несколько щелчков. Я должен иметь возможность легко управлять разрешениями — хочу ли я, чтобы кто-то мог просматривать, оставлять комментарии или иметь полные права редактирования. Кроме того, я должен иметь возможность отозвать их доступ в любое время.
Приложение должно включать режим предложений, который позволяет другим предлагать изменения, что значительно упрощает для меня просмотр и ответ на отзывы. Я также ценю инструменты, которые поддерживают древовидные комментарии. Эти функции стали настолько неотъемлемой частью моего рабочего процесса, что я не буду рассматривать инструмент, в котором их нет.
Наконец, функция сравнения, которая позволяет мне анализировать две версии документа одновременно для выявления изменений, может упростить процесс.
2 Простота использования и интеграции
Я не выношу инструменты со сложными интерфейсами, где нужно копаться в меню, чтобы получить доступ к базовым функциям. В то же время интерфейс не должен быть перегружен опциями, которые я редко использую. Я предпочитаю простой, интуитивно понятный дизайн, который позволяет мне организовывать заметки в логической иерархии, помечать их для легкого поиска и не требует длительного обучения.
Я также предпочитаю инструменты, которые можно легко интегрировать с другими сервисами, такими как облачные сервисы хранения, чтобы мои заметки были доступны из любой точки мира, или инструменты управления задачами, такие как Asana. Я проверяю, поддерживает ли инструмент дополнения или расширения, что позволяет мне добавлять дополнительные функции, которые изначально не доступны в приложении.
1 Шаблоны ускоряют процесс написания
Хотя это и не полный провал, я ценю, когда инструмент для написания включает в себя солидную библиотеку шаблонов. Наличие готовых шаблонов с форматированием, макетами, разделами и стилями заголовков позволяет мне сразу погрузиться в контент, не тратя время на создание всего с нуля. Это сокращает повторяющиеся задачи и дает хороший прирост производительности.
Например, если я составляю исследование случая, очень полезно иметь шаблон с разделами для обзора, ключевых выводов, решений и результатов — уже оформленными и отформатированными. Или, когда я составляю проектное резюме, наличие шаблона, куда я могу вставить обзор, цели и вехи и обновлять статус по мере продвижения, делает процесс более плавным и быстрым.
Вот некоторые из основных функций, которые я ставлю в приоритет при выборе или тестировании инструмента для создания заметок или письма. Хотя я не ожидаю, что приложение будет соответствовать всем требованиям, наличие этих функций оправдывает его использование. Какие функции вы ставите в приоритет в инструменте для письма? Я использую Evernote и Google Docs для большинства своих записей, в то время как OneNote обрабатывает большую часть моих заметок.
