Составьте краткое изложение этой истории. Вот краткое изложение содержания истории, основанное на фактах: Вот упрощенная версия содержания истории: Вот беззаботный взгляд на содержание истории: Исследуйте другую точку зрения: Покажите мне факты Объясните это так, будто мне 5 лет Дайте мне беззаботный пересказ
Представьте себе: вы создали книгу Microsoft Excel, которая буквально поёт и танцует, но когда вы делитесь ею с другими, они не знают, с чего начать. Именно поэтому вам нужен рабочий лист на главной странице, где вся важная информация и ссылки будут доступны сразу после открытия файла.
К концу этого руководства у вас будет рабочий лист домашней страницы, который будет выглядеть примерно так.
Рабочий лист «Настройте свою домашнюю страницу»
Прежде чем начать добавлять контент на рабочий лист вашей главной страницы, потратьте несколько минут на настройку и форматирование. Выполнив этот шаг сейчас, вы сэкономите время в будущем.
Во-первых, уменьшите ширину всех столбцов, чтобы не привязываться к настройкам по умолчанию. Другими словами, это даст вам больше свободы в выборе места для начала строки текста или добавления рисунка. Для этого нажмите кнопку «Выделить все» в левом верхнем углу листа, а затем щёлкните и перетащите один из столбцов, чтобы уменьшить его.
Затем еще больше уменьшите ширину столбца А, чтобы осталось небольшое поле, разделяющее край книги и содержимое, которое вы вскоре добавите.
Теперь пришло время решить, какой цвет фона вы хотите использовать, какой шрифт вы хотите использовать и насколько большим будет текст.
Снова нажмите кнопку «Выбрать все» в левом верхнем углу и на вкладке «Главная» на ленте выберите цвет заливки ячейки, шрифт, размер текста и цвет шрифта. В моём случае я выбрал тёмно-бирюзовый фон, белый шрифт по умолчанию (Aptos) и стандартный размер текста 14pt.
Теперь, когда вы настроили свой рабочий лист, пора приступить к добавлению контента.
Приветствуем вашего соавтора
Рабочий лист вашей домашней страницы должен быть похож на главную страницу веб-сайта — он должен быть привлекательным, и посетители должны сразу видеть, что происходит. Поэтому первые два элемента, которые нужно добавить, — это заголовок и вводная строка.
Если вы создали столбец на полях, в ячейке B1 введите приветственный заголовок, нажмите Enter и отформатируйте текст так, чтобы он выделялся.
Затем определите ширину листа вашей главной страницы, убедившись, что всё его содержимое будет видно пользователям мониторов разного размера. Для этого выделите все ячейки от B1 до последнего столбца, которые будут составлять лист главной страницы, и нажмите кнопку «Объединить и выровнять по центру» на вкладке «Главная» на ленте.
Теперь в ячейке B2 добавьте краткую вступительную строку, поясняющую содержимое книги, а затем объедините и выровняйте ячейки по центру, как вы это делали в строке 1.
Добавить гиперссылки на ключевые рабочие листы
Несмотря на то, что соавторы могут нажимать на вкладки листов в нижней части окна Excel, чтобы переключаться между различными листами, добавление баннера со ссылками под заголовком и введением делает рабочий лист на главной странице еще более удобным для пользователя.
Вам необходимо создать другие листы в вашей книге, прежде чем вы сможете ссылаться на них. Чтобы добавить лист, нажмите «+» рядом с вкладками листов в нижней части окна Excel и дважды щёлкните по вкладке, чтобы переименовать её.
В моём случае, помимо листа с главной страницей, в книге пять листов, поэтому я создам пять ссылок-вкладок. Поскольку от столбца B до столбца U 20 столбцов, каждая ссылка должна быть шириной в четыре ячейки.
Итак, я раскрашу ячейки B4–E4 в жёлтый, F4–I4 в светло-оранжевый, J4–M4 в светло-зелёный, N4–Q4 в светло-фиолетовый и R4–U4 в красный, выделив ячейки и нажав на раскрывающийся список «Цвет заливки» на вкладке «Главная». Одновременно я объединяю и центрирую каждую группу из четырёх ячеек, чтобы превратить их в более крупные целые ячейки.
Теперь заполните каждую цветную вкладку в этой строке меню названиями других вкладок листов, с которыми они будут связаны. Возможно, вам потребуется изменить цвета шрифтов, чтобы видеть, что вы набрали, но пока не беспокойтесь о применении окончательного форматирования к тексту — мы сделаем это в ближайшее время.
Следующий шаг — связать каждую из этих цветных вкладок с отдельными листами. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по первой вкладке и выберите «Связать». Или выберите ячейку и нажмите Ctrl+K.
Теперь в диалоговом окне «Вставить гиперссылку» нажмите «Поместить в этот документ», выберите соответствующий лист и нажмите «ОК».
Повторите этот процесс для всех ссылок на баннере главной страницы, пока весь текст не станет синим и подчеркнутым.
Форматирование ссылок по умолчанию (синий и подчёркнутый) может затруднять чтение текста. Поэтому выделите все ячейки в баннере, увеличьте размер шрифта и убедитесь, что цвета шрифта не контрастируют с фоном. Я также предпочитаю убирать подчёркнутое форматирование, чтобы текст выглядел аккуратнее.
Наконец, щелкните по ссылкам, чтобы убедиться, что они ведут на нужный рабочий лист.
Отобразить следующую ключевую дату
Основная цель при разработке рабочего листа на главной странице — расставить приоритеты в отношении важной информации и соответствующим образом структурировать страницу. Именно поэтому в корпоративной среде следующим шагом будет добавление важного сообщения, которое увидят все. В моём примере я собираюсь отобразить информацию о следующем дедлайне.
Как видите, я добавил подзаголовок, увеличил размер шрифта, объединил и отцентрировал строку так, чтобы она покрывала всю ширину листа домашней страницы, а также добавил белую границу к нижней части объединенной ячейки.
Прежде чем добавлять детали, я добавлю соответствующий значок через вкладку «Вставка» на ленте. Это помогает разбить рабочий лист на главной странице, подходит тем, кто предпочитает визуальный контент, и позволяет сократить количество текста на листе.
Если вы хотите сделать то же самое, сначала на вкладке «Вставка» на ленте нажмите «Значки». Затем в поле поиска диалогового окна «Стоковые изображения» введите ключевое слово, связанное со значком, который вы хотите добавить, и, найдя и выбрав подходящий, нажмите «Вставить».
Теперь измените положение и размер значка, а также его цвет на вкладке «Графический формат» на ленте. Затем начните добавлять соответствующий текст, где будет отображаться информация о сроке.
Хотя вы можете добавить эту информацию вручную, гораздо эффективнее настроить её автоматическое обновление. Сначала на отдельном листе перечислите все даты дедлайнов в хронологическом порядке в столбце A и укажите подробности каждого дедлайна в соответствующих ячейках столбца B.
Затем на листе домашней страницы выберите ячейку, в которую вы хотите вставить дату следующего крайнего срока, и убедитесь, что она отформатирована как краткая дата в группе «Число» на вкладке «Главная» на ленте.
Теперь введите:
=МИН(ФИЛЬТР(Сроки!A:A,Сроки!A:A>СЕГОДНЯ()))
в котором Сроки! это ссылка на лист, где указаны сроки, и A: ссылается на столбец, содержащий даты.
После нажатия Enter следующий срок из этого списка будет вставлен на ваш рабочий лист. В моём примере я объединил и выровнял ячейки G8–J8 по центру, чтобы дата идеально вписывалась в отведённую ей ячейку.
Теперь используйте простую формулу XLOOKUP в ячейке, где вы хотите отобразить сведения о задаче:
=XLOOKUP(G8;Сроки!A:A;Сроки!B:B)
в котором G8 ячейка, содержащая дату, Сроки!А:А ищет эту дату в столбце А таблицы «Сроки» и Сроки!B:B возвращает соответствующие данные.
Примечательно, что после истечения крайнего срока Excel автоматически ищет дату следующего крайнего срока и соответствующим образом обновляет информацию.
Расскажите людям, как работает рабочая тетрадь
Теперь, когда всё важное разобрано, пора помочь людям разобраться, как ориентироваться и читать файл. В конце концов, от сверхсложной книги нет никакого толку, если люди не умеют ею правильно пользоваться!
Этот раздел рабочего листа на главной странице — это, по сути, ключ к основам вашей рабочей книги. Он объясняет, с чем могут столкнуться пользователи, переключаясь между рабочими листами, и что им следует делать в таких ситуациях.
В этом примере я не только подчеркнул, что соавтор может использовать баннер в верхней части страницы для навигации по рабочей книге, но и ясно дал понять, что светло-голубые ячейки открыты для ввода данных, мои коллеги могут навести курсор на любую ячейку с красным маркером, чтобы увидеть дополнительную информацию, а также могут в любой момент нажать кнопку «Домой», чтобы вернуться на страницу приветствия.
Обратите внимание, как я добавил значки (через вкладку «Вставка» на ленте) к некоторым инструкциям, чтобы сделать рабочий лист на главной странице более наглядным, а также примеры для большей наглядности. Тем не менее, независимо от того, как вы оформите этот раздел, главное — не перегружать его инструкциями. Сделать инструкцию краткой и понятной — лучший способ повысить вероятность того, что её прочитают.
Сообщите коллегам, где они могут получить помощь
Даже если вы добавили раздел, помогающий людям ориентироваться в вашей рабочей тетради, неизбежно останутся вопросы, на которые вы не ответили. Поэтому вам следует включить в рабочий лист на главной странице раздел, направляющий людей в службу поддержки.
Здесь значки (добавленные через вкладку «Вставка» на ленте) и текст имеют гиперссылки на разные места:
- См. Часто задаваемые вопросы: Этот текст и значок вопросительного знака связаны с другим листом в рабочей книге, где отображаются часто задаваемые вопросы и ответы на них.
- Посетите интранет: Этот текст и значок сети ссылаются на URL-адрес страницы локальной сети, содержащей важную информацию.
- Написать Тому: Люди, которые нажимают на этот текст или соответствующий значок, будут перенаправлены в свою программу электронной почты по умолчанию, и будет создано пустое письмо Тому с темой Помощь с рабочей тетрадью по бухгалтерскому учету.
Вы можете добавить эти различные типы ссылок, выбрав ячейку или значок, нажав Ctrl+K (или щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Ссылка») и выбрав один из трех параметров в левой панели диалогового окна «Вставить гиперссылку».
Помните, что вам придется переформатировать любой текст, в который вы добавляете гиперссылки, поскольку Excel автоматически окрашивает гиперссылки в синий цвет.
Включить снимок данных
Последний раздел рабочего листа на домашней странице Excel должен содержать сводку важных показателей, информируя пользователей о ключевых показателях вашей организации каждый раз, когда они открывают книгу.
Один из способов сделать это — создать новые диаграммы для существующих данных в рабочей книге, выбрав данные и указав тип диаграммы на вкладке «Вставка» на ленте.
Затем вы можете вырезать и вставить диаграмму на рабочий лист своей домашней страницы.
Если вы уже создали диаграммы на других листах и хотите скопировать их на свой главный лист, вы можете воспользоваться инструментом «Камера». Эта полезная функция позволяет сделать снимок диаграммы и вставить его как изображение. Однако, в отличие от обычных изображений, изображения, созданные с помощью инструмента «Камера», являются динамическими, то есть они обновляются в соответствии с любыми изменениями исходных данных.
Во-первых, поскольку инструмент «Камера» не отображается по умолчанию, его необходимо добавить на панель быстрого доступа (QAT). Для этого нажмите стрелку вниз на QAT и выберите «Дополнительные команды».
Если вы не видите панель быстрого доступа, щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку на ленте и выберите «Показать панель быстрого доступа».
Затем выберите «Все команды» в меню «Выбрать команду из», прокрутите список и выберите пункт «Камера». Затем нажмите «Добавить», чтобы добавить его в QAT, и, наконец, нажмите «ОК».
Теперь вы можете увидеть значок камеры, добавленный в ваш QAT.
Чтобы сделать снимок диаграммы с помощью этого инструмента, выберите все ячейки позади диаграммы и вокруг нее, а затем щелкните значок «Камера» на панели быстрого доступа.
Затем вернитесь на главную страницу и щёлкните в любом месте, чтобы вставить скопированные данные. Поскольку Excel обрабатывает это как изображение, вы можете использовать маркеры для изменения размера графика, а также вкладку «Формат рисунка» на ленте, чтобы отобразить снимок именно так, как вам нужно, включая обрезку краёв.
Теперь повторите этот процесс для любых других графиков или диаграмм, которые вы хотите включить в качестве снимков данных на рабочий лист домашней страницы.
Скрыть заголовки столбцов и строк
Теперь, когда вы добавили весь необходимый контент на рабочий лист своей домашней страницы, вы можете внести один последний штрих, чтобы улучшить ее внешний вид.
Заголовки столбцов и строк (A, B, C и т. д. вверху таблицы и 1, 2, 3 и т. д. внизу слева) не нужны на этом листе. На самом деле, они занимают ценное пространство и могут вызвать путаницу.
Чтобы скрыть их, на вкладке «Вид» на ленте снимите флажок «Заголовки».
Этот новый параметр применяется только к активному рабочему листу и остается неизменным, когда вы делитесь рабочей книгой с другими.
По правде говоря, рабочий лист на главной странице может содержать всё, что, по вашему мнению, будет полезно тем, с кем вы делитесь рабочей книгой. Если вы предоставите только самую необходимую информацию, добавите ненавязчивые изображения, чтобы привлечь внимание к важным моментам, и создадите впечатление, что рабочей книгой удобно пользоваться, ваш рабочий лист на главной странице будет служить своей цели.
