Если вы используете Microsoft Excel на ПК с ОС Windows и любите использовать сочетания клавиш для повышения производительности, вам определенно стоит узнать о многочисленных способах, с помощью которых клавиша F4 может сэкономить вам массу времени.
Чтобы следить за ходом чтения этой статьи, загрузите бесплатную копию этой книги Excel. После того, как вы нажмете на ссылку, вы найдете кнопку загрузки в правом верхнем углу экрана.
Переключение между ссылочными типами в формулах
В Excel существует три типа ссылок: относительные, абсолютные и смешанные. Для переключения между ними при создании формулы можно использовать клавишу F4.
Допустим, вы подсчитываете стоимость семи товаров в своем магазине и вам необходимо прибавить к этой стоимости обязательный налог в размере 20%.
Для этого в ячейке E2 можно ввести:
=СУММ(D2+(D2*A2))
и нажмите Enter, чтобы добавить налог 20% к базовой стоимости.
Однако если вы скопируете эту формулу в оставшиеся ячейки в столбце E, то по мере перемещения вниз по каждой строке ссылки в формуле также будут перемещаться вниз на строку — например, формула в ячейке E3 будет ссылаться на ячейку A3, E4 будет ссылаться на ячейку A4 и т. д.
Это связано с тем, что по умолчанию ссылки Excel являются относительными, то есть они используют одинаковое относительное расположение между местом ввода формулы и ячейкой, на которую они ссылаются, если вы копируете формулу в другое место.
Чтобы исправить это, вам нужно сделать ссылку на ячейку A2 абсолютной с помощью клавиши F4. Другими словами, даже когда вы копируете формулу Cost+Tax в другие ячейки в столбце D, вы можете использовать F4, чтобы убедиться, что ссылка на ячейку A2 не изменится.
Сначала выберите ячейку E2 и нажмите F2, чтобы отредактировать формулу. Затем используйте клавиши со стрелками, чтобы переместить курсор непосредственно перед, в центр или непосредственно после ссылки на ячейку, которую вы хотите исправить (в данном случае это ссылка на ячейку A2).
Теперь нажмите F4 один раз, чтобы переключить тип ссылки на абсолютную ссылку. Сразу же вы заметите знак доллара ($), размещенный перед ссылками на столбец и строку, превращающий «A2» в «$A$2». Это означает, что и ссылка на столбец, и ссылка на строку в этом случае заблокированы, поэтому при копировании формулы в другие ячейки ссылка на A2 останется нетронутой.
В зависимости от настроек вашей клавиатуры вам, возможно, придется нажать клавишу Fn вместе с F4, чтобы выполнить действия, описанные в этом руководстве. Тем не менее, если на вашей клавиатуре есть клавиша блокировки функций, включите или выключите ее по мере необходимости, чтобы вам не приходилось нажимать клавишу Fn каждый раз.
После нажатия Enter вы готовы дублировать формулу, содержащую абсолютную ссылку на оставшиеся строки. Нажмите клавишу со стрелкой вверх, чтобы вернуться к ячейке E2. Затем нажмите Ctrl+Shift+End, чтобы выбрать эту ячейку и оставшиеся ячейки, затем Ctrl+D, чтобы автоматически заполнить формулу, будучи уверенными в том, что ссылка на ячейку A2 останется неизменной.
В следующий раз, вместо того чтобы нажимать клавишу F4 после того, как вы закончили вводить формулу, нажмите ее сразу после ввода ссылки на ячейку в формуле, чтобы по ходу дела преобразовать ее в абсолютную ссылку.
Веселье от использования F4 для переключения между ссылками на этом не заканчивается. В этом примере вам нужно вычислить, сколько ваши сотрудники зарабатывают каждый год, прибавив их годовые оклады к их фиксированным бонусам. Другими словами, вы хотите прибавить значение в B2 к значению в D2 для показателя 2023 года для сотрудника A, а затем вы хотите прибавить значение в C2 к значению в D2 для показателя 2024 года.
Для создания этого расчета вам необходимо, чтобы ссылка на значения в столбце D (фиксированный бонус) оставалась абсолютной, в то время как ссылки на строки (каждый сотрудник) и столбцы B и C (итоговые суммы за каждый год) должны быть относительными. Такое сочетание абсолютных и относительных ссылок называется смешанной ссылкой, и вы можете создать этот сценарий с помощью клавиши F4.
Для этого в ячейке F2 введите:
=СУММ(B2+D2
Теперь, пока курсор все еще мигает после ссылки на ячейку D2, нажмите F4 три раза, чтобы только перед ссылкой на столбец (D) появился знак доллара.
После закрытия скобок и нажатия Enter вернитесь в ячейку F2 и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать формулу. Затем нажмите стрелку вправо, чтобы перейти в ячейку G2, и нажмите Ctrl+V, чтобы вставить формулу. Обратите внимание, как ссылка на столбец зарплаты переключается относительно положения ячейки (B2 изменилась на C2), в то время как ссылка на столбец фиксированного бонуса ($D2) остается прежней.
Затем выделите ячейки F2 и G2 с помощью Shift+Стрелки, нажмите Ctrl+Shift+End, чтобы также выделить оставшиеся ячейки, затем нажмите Ctrl+D, чтобы продублировать формулу, будучи уверенными в том, что ссылки на строки являются относительными, поскольку они не имеют префикса в виде символа $.
Когда вы переключали типы ссылок с помощью F4 на предыдущем шаге, вы заметили, что D$2 появляется как один из вариантов. Если бы вы использовали эту смешанную ссылку, ссылка на строку была бы абсолютной, а ссылка на столбец — относительной.
Итак, подведем итог: при вводе формулы вы можете нажимать клавишу F4 несколько раз, чтобы циклически переключаться между абсолютными, смешанными и абсолютными ссылками.
Повтор последнего действия
Когда вы не вводите формулу, клавиша F4 имеет совершенно другое применение, которое может сэкономить вам массу времени.
В этом примере вам было предложено вставить пустой столбец между каждым существующим столбцом цифр.
Первый шаг к достижению этой цели с помощью только клавиатуры — перейти к ячейке B1, нажать клавишу «Меню» (также известную как клавиша приложения), затем нажать i и Enter, чтобы открыть диалоговое окно «Вставка».
Затем нажмите C и Enter, чтобы вставить новый столбец слева от столбца B.
Теперь, когда вы добавили пустой столбец между тем, что раньше было столбцами A и B, вы могли бы повторите этот процесс для каждого нового столбца, хотя последовательность сочетаний клавиш длинная. Вот где сила F4 действительно оказывается полезной.
Сначала дважды нажмите стрелку вправо, чтобы перейти из ячейки B1 в ячейку D1.
Затем нажмите F4, чтобы повторить последнее выполненное вами действие (вставить новый столбец слева).
Затем используйте тот же Стрелка вправо x 2 > F4 последовательность для многократного и быстрого добавления новых столбцов между каждым существующим столбцом данных в вашей электронной таблице.
Далее, давайте представим, что вам сказали, что пустые столбцы, которые вы только что добавили, должны быть шириной в 1 единицу. Чтобы сделать это с помощью клавиатуры, сначала используйте стрелку влево, чтобы вернуться к ячейке B1. Затем нажмите Alt > O > C > W > 1 > Enter, чтобы изменить ширину столбца соответствующим образом.
Опять же, эту последовательность сочетания клавиш трудно запомнить и быстро выполнить. Однако, поскольку F4 позволяет вам повторить последнее выполненное вами действие, просто используйте стрелку вправо, чтобы перейти к столбцу D, нажмите F4, затем перейдите к столбцу F, нажмите F4 и так далее. Мне потребовалось меньше пяти секунд, чтобы применить это изменение ширины столбца к первым 14 пустым столбцам, которые я создал ранее.
Вы можете использовать клавишу F4 для повторения различных других предыдущих действий в Excel, таких как изменение цвета ячейки или форматирования шрифта, добавление или удаление границ или даже дублирование форматирования фигуры или полос в диаграмме.
Выполнение и повторение запроса поиска
Многие знают, что нажатие сочетания клавиш Ctrl+F открывает вкладку «Найти» диалогового окна «Найти и заменить».
Затем, введя соответствующие критерии поиска в поле «Найти», вы можете нажать клавишу Enter несколько раз, чтобы найти каждую ячейку, соответствующую этим критериям.
Проблема этого метода заключается в том, что если вы хотите вручную вносить изменения в электронную таблицу между каждым результатом поиска, используя только клавиатуру, вам придется нажать клавишу Esc, чтобы закрыть диалоговое окно «Найти и заменить», внести изменения, а затем нажать Ctrl+F, чтобы снова запустить его.
Вместо этого, как только вы ввели поисковый запрос, нажмите Esc, чтобы закрыть диалоговое окно «Найти и заменить», а затем нажмите Shift+F4, чтобы выполнить поиск без повторного открытия диалогового окна «Найти и заменить». Каждый раз, когда вы нажимаете Shift+F4, поиск продолжается так, как будто диалоговое окно все еще открыто, даже если вы вносите существенные изменения в содержимое электронных таблиц.
Преимущество использования этого сочетания клавиш в том, что Excel запоминает последний поисковый запрос до тех пор, пока вы не закроете книгу.
После закрытия диалогового окна «Найти и заменить» нажмите Ctrl+Shift+F4, чтобы вернуться к предыдущему результату поиска.
Закрытие активной книги или окна Excel
Последнее применение клавиши F4 — закрытие книги или окна Excel.
При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F4 активная рабочая книга либо закроется (если активирована функция автосохранения), либо откроется диалоговое окно «Сохранить как» (если рабочая книга не сохранена).
Обратите внимание, что хотя это закрывает активную книгу, окно Excel остается открытым, готовым для открытия нового (Ctrl+N) или сохраненного (Ctrl+O) листа. Если вы хотите полностью закрыть активное окно Excel, нажмите Alt+F4.
Использование F4 и других сочетаний клавиш — не единственный способ сэкономить время при работе в Microsoft Excel. Например, вы можете персонализировать панель быстрого доступа, чтобы наиболее часто используемые функции, такие как проверка орфографии, специальная вставка, условное форматирование и закрепление областей, были доступны одним щелчком мыши.
