Комментарии и заметки в Microsoft Excel: в чем разница?

Хотя инструменты комментариев и заметок Microsoft Excel позволяют вам комментировать ячейку, они служат разным целям, работают по-разному и отличаются тем, как они выглядят на печатном листе Excel. В этом руководстве я покажу вам, как их использовать, прежде чем суммировать их сходства и различия.

Как использовать комментарии в Microsoft Excel

Комментарии в Microsoft Excel — это аннотации отдельных ячеек, которые можно превратить в цепочку отдельных комментариев в стиле разговора. В результате они отлично подходят для совместных рабочих листов.

Чтобы добавить комментарий к ячейке, в которой его еще нет, щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Новый комментарий».

Либо выберите ячейку и нажмите «Новый комментарий» на вкладке «Рецензирование» на ленте.

Какой бы маршрут вы ни выбрали, появится плавающее поле для комментариев, в котором вы можете ввести свою аннотацию.

Хотя в Microsoft Word можно форматировать комментарии, в Microsoft Excel это невозможно.

При нажатии зеленой стрелки или сочетания клавиш Ctrl+Enter комментарий сохраняется под вашим именем пользователя, а в правый верхний угол соответствующей ячейки добавляется фиолетовый тег, указывающий на то, что комментарий был добавлен.

Наведите курсор на отмеченную ячейку в любое время, чтобы увидеть комментарии к ней.

Вы также заметите, что все комментарии помечены датой и временем, что упрощает отслеживание времени их добавления.

Чтобы добавить комментарий к теме, выберите текстовое поле «Ответить», вставьте дополнительную аннотацию и нажмите Ctrl+Enter. Новые темы комментариев не могут быть созданы для ячейки, в которой уже есть комментарий или тема. Это предотвращает конфликтующие аннотации в ячейке.

Добавлять комментарии может любой человек с правами на редактирование в рабочей книге. Люди с правами на просмотр могут только читать комментарии.

Если вы вошли в учетную запись своей организации, введите @ в поле для комментариев выберите коллегу или коллегу, которого вы хотите отметить в комментарии и уведомить.

После того, как ветка будет завершена и все связанные с ней задачи будут выполнены, нажмите на три точки в правом верхнем углу первого комментария и выберите «Завершить ветку». Выполнение этого шага предотвратит добавление дальнейших комментариев, хотя вы и другие пользователи по-прежнему сможете просматривать историю беседы, наведя курсор на ячейку.

В качестве альтернативы, чтобы удалить ветку полностью, нажмите «Удалить ветку». Однако используйте эту опцию с осторожностью, так как вы не сможете восстановить удаленные ветки после их исчезновения! Вы также можете редактировать заметку, нажав на значок карандаша.

После завершения обсуждения тег ячейки меняет цвет с фиолетового на серый, а кнопка «Новый комментарий» на вкладке «Обзор» на ленте становится серой. Это означает, что вы не можете начать новую ветку комментариев для этой ячейки.

Вместо этого, чтобы повторно открыть ветку для добавления дополнительных комментариев, наведите курсор на ячейку и нажмите стрелку «↺» в правом верхнем углу.

Чтобы увидеть все открытые и решенные комментарии на листе, нажмите «Показать комментарии» на вкладке «Обзор» на ленте. Затем на панели «Комментарии» вы можете добавить дополнительные аннотации к открытым цепочкам, начать новую цепочку для выбранной ячейки или нажать значок фильтра в правом верхнем углу, чтобы показать открытые or только решенные темы.

В панели комментариев отображаются только комментарии к ячейкам в активном листе. При переходе на другой лист через вкладки в нижней части окна Excel панель комментариев обновляется, чтобы показать комментарии на этом листе.

Если вы хотите, чтобы комментарии отображались на печатных версиях листа, сначала щелкните кнопку запуска диалогового окна «Параметры страницы» в углу группы «Параметры страницы» вкладки «Разметка страницы». Затем на вкладке «Лист» диалогового окна «Параметры страницы» выберите «В конце листа» и щелкните «ОК».

При выборе этой опции все заметки в рабочем листе также будут напечатаны. Невозможно напечатать только комментарии, если электронная таблица также содержит заметки.

Теперь, нажав Ctrl+P, прокрутите страницу предварительного просмотра до конца, чтобы увидеть, как будут выглядеть нити на распечатке, и распечатайте лист, когда будете готовы!

Как использовать заметки в Microsoft Excel

Заметки в Microsoft Excel — это простые аннотации, привязанные к отдельным ячейкам. Чаще всего они используются для добавления контекста к содержимому ячейки, а также могут выступать в качестве переполнения, чтобы не втиснуть слишком много информации в ячейку.

Чтобы добавить заметку в ячейку, щелкните правой кнопкой мыши по соответствующей ячейке и выберите «Новая заметка». Вы не можете добавить заметку в ячейку, которая уже содержит ее.

С другой стороны, выберите ячейку, в которую вы хотите добавить заметку, и нажмите Заметки > Новая заметка на вкладке Рецензирование на ленте.

Затем появится поле для примечаний с мигающим курсором под вашим именем пользователя Microsoft, где вы можете ввести аннотацию для этой ячейки. Щелкните любую ячейку на листе, чтобы выйти из режима редактирования примечаний, как только вы закончите.

Чтобы сделать заметку анонимной, выберите свое имя пользователя и нажмите «Удалить».

Чтобы отформатировать шрифт в заметке, выделите текст и используйте сочетания клавиш форматирования, например Ctrl+B для полужирного шрифта и Ctrl+i для курсива, или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте заметки и выберите «Форматировать комментарий», чтобы открыть диалоговое окно «Формат комментария».

Щелкните правой кнопкой мыши по краю заметки, чтобы внести другие изменения в форматирование, например изменить цвет фона, выбрать другой тип границы или изменить направление текста.

Заметки в Microsoft Excel похожи на приложение Windows Sticky Notes в том, что вы можете изменять размер текстового поля, щелкая и перетаскивая маркеры, а также перемещать заметку в любое место на листе, щелкая и перетаскивая край фигуры.

Любые ячейки с заметками имеют красный тег в углу, и вы можете навести на них курсор в любое время, чтобы увидеть их содержимое. Когда вы это делаете, между заметкой и ячейкой, к которой она относится, появляется стрелка — полезная функция, если у вас много заметок на одном листе.

С другой стороны, вы можете заставить Excel отображать все заметки ячеек одновременно. Для этого в раскрывающемся меню «Заметки» вкладки «Рецензирование» на ленте нажмите «Показать все заметки». Нажмите ту же кнопку, чтобы снова скрыть их.

Чтобы изменить заметку, щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Изменить заметку».

Вы также можете удалить заметку в этом контекстном меню, выбрав «Удалить заметку». Однако имейте в виду, что после удаления заметку вы не сможете вернуть обратно!

Если после добавления заметок вы захотите поделиться своим рабочим листом с другими, вы можете выбрать преобразование заметок в комментарии, чтобы соавторы могли добавлять свои мысли и предложения. Для этого на вкладке «Обзор» на ленте нажмите «Заметки» > «Преобразовать в комментарии».

Затем вы увидите предупреждение о том, что изображения и форматирование будут удалены в этом процессе. Если вас это устраивает, нажмите «Преобразовать все заметки». Также стоит отметить, что вы не можете преобразовать отдельные заметки в комментарии — это случай «все или ничего»!

Заметки, преобразованные в комментарии, с отметкой времени, поскольку Excel не отслеживает точное время добавления исходной заметки.

Чтобы отобразить заметки при печати рабочего листа, щелкните кнопку запуска диалогового окна «Параметры страницы» в углу группы «Параметры страницы» вкладки «Разметка страницы», прежде чем открывать вкладку «Лист» диалогового окна «Параметры страницы».

Затем в раскрывающемся меню «Комментарии и заметки» раздела «Печать» выберите один из следующих двух вариантов:

• В конце листа: Это отображает все комментарии и примечания в конце распечатки, включая ячейку, к которой они относятся, автора (если есть) и аннотацию. Выбор этой опции также печатает любые комментарии на рабочем листе.
• Как показано на листе: Если вы активировали Показать все заметки в раскрывающемся списке Заметки вкладки Обзор, заметки будут распечатаны точно так же, как они отображаются в вашей рабочей книге на экране. При выборе этого параметра печатаются только заметки (без комментариев).

Когда вы будете довольны своим выбором, нажмите «ОК», а затем нажмите Ctrl+P, чтобы распечатать рабочий лист.

Комментарии и заметки в Excel: сравнение

Вот сводная таблица, показывающая сходства и различия между комментариями и примечаниями Microsoft Excel:

В этом руководстве я рассмотрел только два полезных инструмента на вкладке «Обзор» в Microsoft Excel, но их гораздо больше! Например, здесь вы можете проверить, доступна ли ваша книга всем, защитить отдельный лист или весь файл паролем и отслеживать любые внесенные изменения.