Один из способов отображения данных в таблице Excel в соответствии с определенными временными периодами — использование кнопок фильтров. Однако лучший способ сделать это — использовать временную шкалу, динамический фильтр, который позволяет быстро отображать данные за отдельные дни, месяцы, кварталы или годы.
Шаг 1: Превратите ваши данные в сводную таблицу
Первый шаг — превратить ваши необработанные данные Excel в сводную таблицу. Для этого выберите любую ячейку в вашей отформатированной или неотформатированной таблице данных и нажмите «Сводная таблица» на вкладке «Вставка» на ленте.
Затем в диалоговом окне проверьте, что выбран весь диапазон данных, включая заголовки, и выберите «Новый рабочий лист» или «Существующий рабочий лист» в зависимости от того, где вы хотите разместить свои данные и временную шкалу. Я предпочитаю создавать сводные таблицы на новых рабочих листах, чтобы иметь чистый холст для экспериментов с его инструментами и функциями. Сделав свой выбор, нажмите «ОК».
Теперь на панели PivotTable Fields (Поля сводной таблицы) отметьте поля, которые вы хотите, чтобы отображала сводная таблица. В моем случае я хочу видеть и месяц, и итоги продаж, поэтому я отмечу оба поля.
Поскольку Excel распознает, что мои данные содержат месяцы и значения, он автоматически помещает поле «Месяцы» в поле «Строки», а поле «Сумма продаж» — в поле «Значения».
Обратите внимание также, что Excel добавил годы и кварталы в поле строк сводной таблицы на снимке экрана выше. Это означает, что моя сводная таблица была сжата до самой большой единицы времени (в данном случае, года), и я могу щелкнуть символы «+» и «-», чтобы развернуть и свернуть сводную таблицу, чтобы отобразить или скрыть квартальные и месячные цифры.
Однако, поскольку я хочу, чтобы моя сводная таблица всегда отображала ежемесячные данные полностью, я нажму стрелку вниз рядом с каждым из других полей на панели полей сводной таблицы и нажму «Удалить поле», оставив только исходное поле «Месяц» в поле «Строки». Удаление этих полей помогает временной шкале работать более эффективно, и я могу повторно добавить их непосредственно через свою временную шкалу, когда она будет готова к работе.
Теперь моя сводная таблица отображает каждый месяц и соответствующие ему итоговые показатели продаж.
Шаг 2: Вставьте фильтр временной шкалы
Следующий шаг — добавить временную шкалу, связанную с этими данными. Выбрав любую ячейку в сводной таблице, откройте вкладку «Вставка» на ленте и щелкните «Временная шкала».
В появившемся диалоговом окне отметьте «Месяц» (или любой другой период времени, указанный в вашей таблице) и нажмите «ОК».
Теперь измените положение и размер временной шкалы на вашей электронной таблице так, чтобы она аккуратно располагалась рядом с вашей сводной таблицей. В моем случае я вставил несколько дополнительных строк над таблицей и переместил временную шкалу в верхнюю часть моего рабочего листа.
Скройте линии сетки в таблице Excel, чтобы выделить графику и еще больше улучшить внешний вид листа.
Теперь вы можете использовать временную шкалу для отображения выбранных данных в сводной таблице. Например, если я нажму «JUL» под меткой 2024, в таблице будут показаны только данные за июль 2024 года.
Чтобы отобразить более одного месяца за раз, щелкните и перетащите маркеры на левом и правом краях цветной полосы на временной шкале. Или щелкните один месяц, удерживайте Shift и щелкните другой месяц, чтобы отобразить эти два месяца и все месяцы между ними. Ваша сводная таблица также покажет строку с общим итогом, что еще больше упростит анализ данных.
Другой способ использования временной шкалы — выбор различных единиц времени, например, кварталов или лет. Даже если вы удалили их ранее на панели полей сводной таблицы, они по-прежнему отображаются как фильтры на вашей временной шкале.
Просто нажмите стрелку вниз в правом верхнем углу временной шкалы и, например, нажмите «Кварталы». В моем случае я хочу, чтобы в моей таблице отображались данные за каждый месяц из первых трех кварталов 2023 года, поэтому я выбрал их на своей временной шкале.
Выберите временную шкалу и нажмите Alt+C, чтобы очистить выбранные даты и снова отобразить все данные. Или щелкните значок фильтра с красным крестиком, который находится в правом верхнем углу поля временной шкалы.
Шаг 3: Отформатируйте фильтр временной шкалы
Помимо изменения размера и положения вашей временной шкалы, вы также можете отформатировать ее так, чтобы она выглядела как часть. Когда вы выбираете свою временную шкалу, Excel добавляет вкладку Временная шкала на ленту. Там вы можете выбрать, какие метки показывать, устанавливая и снимая флажки в группе Показать, или выбрать другой дизайн в группе Стили временной шкалы.
Хотя нет возможности переформатировать предустановленные стили временной шкалы, вы можете создать копию стиля и переформатировать ее. Для этого щелкните правой кнопкой мыши выбранный стиль и нажмите «Дублировать».
Затем в диалоговом окне «Изменить стиль временной шкалы» переименуйте новый стиль в поле «Имя» и нажмите «Формат».
Теперь пройдите по вкладкам «Шрифт», «Граница» и «Заливка», чтобы применить собственный дизайн к временной шкале, и нажмите «ОК» дважды, когда закончите, чтобы закрыть оба диалоговых окна и сохранить новый стиль.
Наконец, выбрав свою временную шкалу, щелкните новый стиль временной шкалы, который вы только что создали, чтобы применить его форматирование.
Чтобы дополнительно настроить дизайн нового стиля временной шкалы, щелкните правой кнопкой мыши стиль в группе «Стили временной шкалы» на вкладке «Временная шкала» и нажмите «Изменить».
Сделайте еще один шаг: добавьте сводную диаграмму
Последний шаг к максимально эффективному использованию вашей временной шкалы — добавление сводной диаграммы, которая будет обновляться в соответствии с датами, выбранными вами на временной шкале. Выберите любую ячейку в сводной таблице и на вкладке «Вставка» на ленте нажмите «Сводная диаграмма».
Теперь в диалоговом окне «Вставить диаграмму» выберите тип диаграммы в левом меню и диаграмму в правой области выбора. В моем случае я выбрал простую кластеризованную столбчатую диаграмму. Затем нажмите «ОК».
Измените положение и размер диаграммы, дважды щелкните заголовок диаграммы, чтобы дать ей новое имя, и нажмите кнопку «+», чтобы выбрать, какие метки отображать.
Теперь выберите период времени на временной шкале и посмотрите, как сводная таблица и сводная диаграмма отображают соответствующие данные.
Другой способ быстрой фильтрации данных в таблице Excel — добавить срез данных Excel, ряд кнопок, представляющих различные категории или значения в ваших данных. Дополнительным преимуществом использования срезов является то, что они не требуют преобразования данных в сводную таблицу — они работают так же эффективно с обычными таблицами Excel.
