Всякий раз, когда вы создаете книгу Microsoft Excel, вы всегда должны предпринимать необходимые шаги, чтобы сделать ее доступной для всех, особенно если вы планируете поделиться своей работой с другими. В этом руководстве я поделюсь некоторыми советами, которым вы можете следовать, чтобы это произошло.
Используйте описательные названия листов
Один из способов сделать книгу Excel более доступной — изменить названия листов. Как вы можете видеть, если посмотрите на нижнюю часть книги, листы Excel по умолчанию называются Лист1, Лист2, Лист3 и т. д., и эта неописательная система нумерации продолжается, когда вы нажимаете «+», чтобы добавить новый лист.
Изменение названий рабочих листов таким образом, чтобы они более точно описывали их содержимое, имеет ряд преимуществ:
- Обеспечение ясности и контекста: Описательные названия рабочих листов позволяют любому человеку, имеющему доступ к вашей рабочей книге, гораздо легче ориентироваться в ее содержимом.
- Помощь программам чтения с экрана: Большинство программ чтения с экрана считывают названия листов Excel, поэтому изменение их на более соответствующие их содержимому означает, что людям с нарушениями зрения будет удобнее работать с программой.
- Формулы становятся более понятными: Формулы, ссылающиеся на ячейку или именованный диапазон на другом листе, включают имя этого листа, на который делается ссылка. В результате формулы с контекстуализированными именами листов — а не Лист1, Лист2 и т. д. — легче понимать и анализировать.
Чтобы переименовать лист в Excel, дважды щелкните соответствующую вкладку и замените существующий текст новым именем листа. Кроме того, чтобы выделить больше места для контекстных имен листов, щелкните и перетащите нижний маркер ленты вправо.
Помимо описательной направленности, соблюдение этих советов позволит еще больше оптимизировать названия листов Excel и повысить качество доступности:
- Быть кратким: Более короткие имена проще обрабатывать и с ними легче работать.
- Используйте подчеркивания: Если ваши имена листов Чёрный содержат более одного слова, используйте подчеркивания (_) вместо пробелов, чтобы продемонстрировать связь между словами во всех контекстах.
- Давайте простые имена: Придерживайтесь использования букв, цифр и, как я объяснил в предыдущем пункте, подчеркиваний.
- Стремитесь к последовательности: Выберите стиль именования для всех вкладок листов. В моем примере выше я выбрал отдельные слова, начинающиеся с заглавных букв.
Удалите неиспользуемые листы Excel из вашей рабочей книги. Пустые листы добавляют ненужный беспорядок на вкладки ваших рабочих листов и могут сбить с толку программы чтения с экрана. Помимо доступности, удаление пустых листов уменьшает размер файла Excel, тем самым повышая общую производительность вашей рабочей книги.
Использование и наименование форматированных таблиц
Грубо говоря, неформатированные таблицы в Excel — это кошмар, когда дело касается доступности. В этом примере заголовки строк и столбцов нелегко отличить от основных данных, отслеживание строк — сложная задача, а с точки зрения представления — это просто зрелище для уставших глаз!
Чтобы преобразовать эти данные в таблицу Excel, сначала убедитесь, что верхняя строка ваших данных содержит заголовки столбцов, что облегчит интерпретацию вашей таблицы. Затем выберите любую ячейку в данных и в группе «Стили» вкладки «Главная» на ленте нажмите «Форматировать как таблицу».
Затем выберите стиль с полосатыми строками, так как они помогают людям следить за строками в таблице слева направо. Также выберите стиль, в котором строка заголовка отличается от других строк.
При выборе стиля таблицы убедитесь, что источник данных указан правильно и в диалоговом окне «Создать таблицу» отмечен флажок «Моя таблица имеет заголовки», затем нажмите «ОК».
Далее, на вкладке Table Design, просмотрите группу Table Style Options, чтобы увидеть, можно ли еще больше улучшить читаемость данных. В моем случае я отметил «First Column», чтобы отличить его от основных данных, и снял отметку «Filter Button», чтобы сделать строку заголовка менее перегруженной.
Другой способ сделать большие таблицы Excel, такие как в примере выше, более удобными для чтения — закрепить заголовки строк и столбцов. На вкладке «Вид» на ленте нажмите «Закрепить области» и выберите из доступных вариантов.
Последний шаг к тому, чтобы сделать таблицу полностью доступной, — дать ей имя. По умолчанию таблицы Excel следуют соглашению об именовании Таблица[Номер], и это не идеально для людей, использующих программы чтения с экрана. Более того, неконкретные имена таблиц делают навигацию между таблицами с помощью поля имени практически невозможной.
Чтобы переименовать таблицу, выберите любую из ее ячеек и перейдите в группу «Свойства» на вкладке «Конструктор таблиц». Там выберите имя таблицы по умолчанию и замените его на более контекстное имя. Лично я предпочитаю называть таблицы «T_[имя]», где «T» делает мои таблицы отличными от других именованных диапазонов в моей рабочей книге.
Имена таблиц всегда должны начинаться с буквы, подчеркивания или обратной косой черты, а остальные имена могут содержать только буквы, цифры, точки и подчеркивания. Также используйте подчеркивания для разделения слов, как в моем примере выше.
Добавить альтернативный текст к графике
Альтернативный текст (или alt-текст для краткости) — это краткое описание графики, которое помогает людям с нарушениями зрения полностью понять ее содержание. Программы чтения с экрана читают alt-текст вслух, то есть те, кто не видит деталей графики, все равно могут понять, что она содержит.
В Excel вы можете добавлять замещающий текст к фигурам, рисункам, диаграммам, SmartArt и любым другим используемым вами графическим объектам.
В большинстве версий Excel при нажатии Вставка > Рисунки у вас есть возможность выбрать, будет ли изображение в ячейке или поверх ячеек. Поскольку alt-текст работает только с картинками, размещенными за ячейки, убедитесь, что вы выбрали эту опцию.
Для этого сначала щелкните правой кнопкой мыши по графике и выберите «Просмотреть альтернативный текст».
Когда появляется панель Alt Text, она может уже содержать предложение alt text. Хотя эти предложения являются хорошей отправной точкой, они не полностью оптимизированы для доступности, поскольку они недостаточно подробны и не используют правильную грамматику или пунктуацию.
Итак, удалите предложенный текст и замените его описанием, которое соответствует всем этим пунктам:
- Используйте простой английский: Не усложняйте язык, но и не будьте слишком кратки.
- Быть ясным: Хороший способ проверить ясность вашего изложения — прочитать альтернативный текст кому-то, кто раньше не видел графику, а затем спросить его, насколько точно графика соответствует тому, что он ожидал увидеть.
- Используйте правильную грамматику: Альтернативный текст должен быть написан полными предложениями с правильным правописанием и грамматикой, включая конечную пунктуацию.
- Используйте уникальное описание: Избегайте повторения альтернативного текста на нескольких изображениях.
Следуя приведенному выше совету, я изменю альтернативный текст в приведенном выше примере на «Два кота на поле, которые своими хвостами образуют форму сердца». Чтобы сохранить новый альтернативный текст, нажмите «X» в правом верхнем углу панели альтернативного текста.
Используйте понятные шрифты
При выборе шрифта в Excel, который сделает информацию удобной для чтения, следует учитывать несколько факторов.
Вообще говоря, Excel — это не та программа, в которой следует использовать замысловатые шрифты, поскольку ее цель — четко представлять данные и обеспечивать полезный анализ. Поэтому использование шрифтов, имитирующих рукописный текст, имеющих замысловатые завитки и засечки или являющихся стилистическими в других отношениях, только сделает вашу электронную таблицу менее доступной.
Вам также следует выбрать шрифт, буквы и цифры которого легко различимы. Например, в то время как заглавная буква O в некоторых шрифтах намного шире цифры 0, в других это различие менее очевидно. Например, буква O в Franklin Gothic Book лишь немного шире своей цифры 0, а цифра 0 в Georgia выглядит как строчная буква O. С другой стороны, разница между O и 0 в Aptos, Arial, Baskerville Old Face, Garamond, Rockwell, Segoe UI, Terminal и Times New Roman гораздо больше.
То же самое следует учитывать, размышляя о том, как шрифты различают строчную букву i, заглавную букву L и цифру 1. Например, строчная буква L в Courier New поразительно похожа на цифру 1, а заглавная буква i в Arial идентична строчной L. Лучшими шрифтами для разделения этих трех символов являются Aptos, Tahoma, Verdana и Comic Sans MS, хотя я надеюсь, что вы не будете использовать последний в своих официальных электронных таблицах!
Еще один момент, который следует учитывать при использовании доступных шрифтов, — это то, выглядят ли цифры и текст сжатыми. Другими словами, узкие шрифты с меньшими, чем обычно, интервалами между символами обычно сложнее читать. Избегайте использования узких или легких адаптаций стандартных шрифтов в Excel, таких как Aptos Narrow, и не используйте гарнитуры, которые узкие по умолчанию, такие как Agency FB, Niagara Engraved, Onyx и The Hand.
Лично я придерживаюсь шрифта Excel по умолчанию, Aptos, потому что в целом он соответствует всем вышеперечисленным пунктам. Его символы легко различимы, он использует простые формы букв и цифр, и его легко читать, уменьшая до маленьких размеров или увеличивая до высокого разрешения.
Другие советы по доступности Excel
Хотя предложенные мной советы во многом помогут сделать вашу книгу Excel более доступной, есть еще несколько небольших вещей, которые вы можете сделать, чтобы доработать свои электронные таблицы и сделать их оптимальными для всех:
- Добавьте текст в ячейку A1: Поскольку программы чтения с экрана начинают чтение листа Excel с ячейки A1, добавьте в эту ячейку что-нибудь ценное, например обзор листа или инструкцию.
- Контекстуализация гиперссылок: Если вы используете гиперссылки в своей книге Excel, убедитесь, что они четко указывают, куда ссылка перенесет читателя при нажатии. Слова вроде «Нажмите здесь» не добавляют никакой ценности, тогда как что-то вроде «Перейти на первый лист для получения дополнительной информации» со словами «первый лист» в качестве гиперссылки более полезно.
- Используйте элементы диаграммы: Если ваша рабочая книга содержит диаграммы, убедитесь, что они правильно отформатированы и включают такие элементы, как название диаграммы, названия осей и подписи данных.
- Диапазоны имен: Помимо моего предыдущего совета давать названия таблицам, дайте названия и другим диапазонам в вашей рабочей книге так, чтобы их было легко найти и идентифицировать.
- Избегайте пустых строк и столбцов: если ты Чёрный Если в таблице есть строки или столбцы, не содержащие данных, добавьте текст, который поможет пользователям программ чтения с экрана понять структуру таблицы, например «Пустая строка».
Используйте проверку доступности Excel
После того как вы сделали все возможное, чтобы сделать свою книгу максимально доступной, воспользуйтесь встроенной в Excel проверкой доступности, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили.
Откройте вкладку «Обзор» на ленте и нажмите верхнюю половину кнопки «Проверить доступность».
Затем на панели Accessibility (Доступность) просмотрите любые предложения по повышению доступности вашей электронной таблицы. Если возникнут какие-либо проблемы, щелкните соответствующие карточки, чтобы получить советы по их устранению.
Помимо внесения изменений в рабочие книги с целью сделать их более доступными, стоит перенять и другие полезные практики, чтобы сделать электронную таблицу удобной для чтения, например, использовать единообразное форматирование, использовать заметки, чтобы избежать лишнего текста, и предоставить общий доступ к электронной таблице в формате PDF для блокировки макета.
