Работа с данными в Microsoft Excel может отнимать много времени, особенно если вы вручную копируете данные в свою электронную таблицу из другого источника. Вот где пригодится возможность программы импортировать данные из скриншота. Вот как использовать этот бесценный инструмент.
Шаг 1: Сделайте и скопируйте снимок экрана
Предположим, вам прислали PDF-файл ниже — отсканированную таблицу, содержащую имена и адреса различных персонажей, — и вы хотите импортировать и редактировать данные в Microsoft Excel.
Чтобы следить за чтением, загрузите бесплатную копию этого PDF-файла. После того, как вы нажмете на ссылку, вы найдете кнопку загрузки в правом верхнем углу экрана.
Поскольку файл представляет собой отсканированный PDF, вы не можете просто выбрать и скопировать текст, поскольку содержимое хранится в виде данных изображения, а не «реального текста». Вы также можете столкнуться с той же проблемой при копировании данных с веб-сайта — если они были загружены как изображение, не будет никакого реального текста, который вы могли бы скопировать и вставить.
Вместо этого вы можете сделать снимок экрана данных и импортировать его в свой рабочий лист Excel. Открыв PDF, изображение, веб-страницу или другой источник, нажмите PrtScn на клавиатуре Windows. Если у вас нет клавиши PrtScn, нажмите Win+Shift+S или, если вы используете Mac, нажмите Shift+Cmd+4.
Затем щелкните и перетащите перекрестие, чтобы захватить область, которую вы хотите скопировать.
Заключительная часть шага 1 включает в себя поиск только что сделанного вами снимка экрана и копирование изображения в буфер обмена. В моем случае я использую редактор скриншотов Windows 11 по умолчанию — Snipping Tool — и значок копирования находится в правом верхнем углу.
Теперь, сохранив снимок экрана в буфере обмена, вы готовы перейти в Excel.
Шаг 2: Импорт изображения как данных
Откройте файл Microsoft Excel, куда вы хотите поместить данные. Это может быть новая книга или вкладка, или рабочий лист, который уже содержит данные.
Затем, не вынимая скопированные данные из буфера обмена, откройте вкладку «Данные» на ленте и нажмите «Получить данные». Оттуда наведите курсор на «Из других источников» и «Из изображения», а затем нажмите «Изображение из буфера обмена».
Вы также можете использовать метод, описанный в этом руководстве, для импорта данных из скриншота или другой картинки, сохраненной на вашем устройстве. Для этого нажмите «Изображение из файла» вместо «Изображение из буфера обмена» и используйте диалоговое окно «Вставить изображение», чтобы найти и выбрать соответствующее изображение.
На этом этапе Excel анализирует данные, которые вы выбрали в качестве источника на боковой панели «Данные из изображения». Это может занять несколько дополнительных секунд, если снимок экрана содержит много данных, но даже в этом случае процесс не должен занять слишком много времени.
Шаг 3: Устранение неполадок и вставка данных
После того, как Excel закончит оптимизацию вашего импортированного снимка экрана в боковой панели «Данные из изображения», он выделит все потенциальные проблемы, когда он не совсем уверен, правильно ли он скопировал данные. Это более вероятно, если захваченное вами изображение содержит нечеткий текст или разорванные линии.
Щелкните и перетащите край боковой панели «Данные из изображения» влево, чтобы увеличить ее и, таким образом, предоставить себе больше места для работы с данными.
Нажмите «Обзор», чтобы решить первую проблему, и если вам нужно внести какие-либо изменения, выберите соответствующую ячейку на боковой панели и отредактируйте текстовое поле, которое появится. Когда вы будете довольны этим изменением (или если изменения не требуются), нажмите «Принять» и перейдите к следующему запросу, нажав правую стрелку.
После того, как вы просмотрели все проблемы, кнопка «Просмотр» станет серой, и данные будут готовы к вставке в вашу электронную таблицу. Чтобы запустить этот процесс, после выбора ячейки на вашем листе, куда вы хотите поместить верхнюю левую ячейку скопированных данных, нажмите «Вставить данные».
Если Excel обнаружит, что импортированные данные будут перезаписывать существующие данные на вашем листе, программа автоматически вставит дополнительные столбцы или строки, чтобы предотвратить это.
Шаг 4: Форматирование и использование данных
На этом процесс импорта данных завершен!
Теперь вам решать, как использовать эти данные. Лично я первым делом на этом этапе форматирую данные как таблицу Excel, чтобы можно было легко фильтровать информацию и использовать названия столбцов в формулах. Вы также можете изменить числовой формат ячеек, чтобы Excel распознавал числа как числа, даты как даты, текст как текст и т. д.
На что следует обратить внимание при преобразовании снимков экрана в данные Excel
Прежде чем продолжить и преобразовать снимки экрана в данные Excel с помощью этого метода, уделите немного времени и запомните следующие последние указания:
- Данные, импортированные в Excel из снимка экрана, принимают любое форматирование, которое вы уже применили к соответствующим ячейкам вашей электронной таблицы.
- Протестировав этот метод в различных сценариях, я обнаружил, что процесс работает лучше всего, когда скопированные данные имеют видимые границы между каждой ячейкой.
- Любые ячейки в скопированном изображении, содержащие данные, которые располагаются на одной строке в пределах одной ячейки, будут преобразованы в непрерывную строку в Excel. Чтобы исправить это, используйте функцию TEXTSPLIT или инструмент Excel Text To Columns.
- Если исходная таблица отформатирована как текст, например, в PDF-файле, сохраненном через Microsoft Word, используйте мышь, чтобы выбрать данные, которые вы хотите скопировать, и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать их. Затем в Excel нажмите Ctrl+Alt+V, если вы используете компьютер с Windows, или Ctrl+Cmd+V, если вы используете Mac, и щелкните «Текст» в диалоговом окне «Специальная вставка».
- Всегда проверяйте ограничения авторских прав или требования к ссылкам, прежде чем копировать чужие работы.
Другой способ импорта таблиц из онлайн-источника в Microsoft Excel — нажать «Из Интернета» в группе «Получить и преобразовать данные» вкладки «Данные». Затем вы можете использовать редактор Power Query в Excel для управления и преобразования импортированных данных, а также настроить их на автоматическое обновление для адаптации к изменениям в источнике.
