Хотя фриланс дает вам гибкость, он также приносит дополнительную ответственность. Жонглирование общением с несколькими клиентами, соблюдением сроков, отправкой счетов и отслеживанием расходов может стать непосильной задачей. Чтобы сохранить рассудок, я использую Google Таблицы для управления всем.
6. Отслеживайте мои отложенные и выполненные задачи.
Фрилансерам часто приходится управлять несколькими проектами для нескольких клиентов одновременно. Как автору, мне также нужно отслеживать выполненные и ожидающие выполнения задания и конкретные ставки за каждую статью. Раньше я считал эту задачу сложной, пока не начал использовать Google Таблицы, которые значительно упростили все.
Я создаю отдельный рабочий лист для каждого клиента в одной электронной таблице. Всякий раз, когда мне назначают задачу, я регистрирую ее со статусом «Ожидание». После ее выполнения я обновляю статус на «Завершено». Я также включаю дату публикации, ссылку на статью и ставку оплаты для удобства. Чтобы упростить сканирование, я также маркирую строки цветом в зависимости от их статуса.
5. Ведите учет клиентов для дальнейшей работы с ними
Как внештатный автор, я всегда ищу новых клиентов, потому что никогда не знаешь, когда кто-то из твоих постоянных клиентов может замедлить выпуск контента. Сложность в том, что ты не можешь подать заявку на работу или связаться с потенциальным клиентом, когда видишь возможность. Раньше я упускал многообещающие предложения просто потому, что забывал сохранить ссылку на вакансию.
Теперь я записываю каждую возможность, с которой сталкиваюсь, будь то объявление о вакансии на LinkedIn, вакансия на сайте, на которую я наткнулся, или фриланс-подработка, упомянутая в рассылке. Хранение всех этих лидов в одном месте позволяет мне связываться с ними в своем собственном темпе и облегчает отслеживание того, какие клиенты ответили и на каком этапе процесса подачи заявки я нахожусь.
4. Отслеживайте мои расходы на фриланс
Я также отслеживаю свои расходы, связанные с фрилансом, в Google Таблицах, чтобы все было в одном месте. Это включает в себя подписки на программное обеспечение, обновления оборудования и даже счета за интернет. Я регистрирую такие данные, как дата покупки, потраченная сумма и название товара или услуги. Поскольку Google Таблицы легкодоступны, я могу обновлять их на ходу, даже с телефона.
Это позволяет мне просматривать мои расходы за последние несколько месяцев и замечать любые ненужные расходы. Это особенно полезно для отслеживания повторяющихся подписок, так что я могу легко отменить те, которые мне больше не нужны, прежде чем с меня снимут плату. Наличие всей этой информации в одном месте заставило меня чувствовать себя гораздо более организованным и менее напряженным.
3. Сотрудничайте с клиентами и членами команды
Мне регулярно нужно придумывать идеи для контента и делиться ими с SEO-лидерами или клиентами для получения отзывов или одобрения. Переписка по бесконечным цепочкам писем может отнимать много времени и раздражать. Вот почему я предпочитаю организовывать все свои идеи в Google Sheet и делиться этим единым документом с нужными людьми, чтобы легко собирать их мнения.
Я также использую Google Sheets, чтобы отслеживать, как работают мои опубликованные статьи через Google Analytics, управлять платежными данными (например, сколько мне должен клиент) и собирать отзывы — все в одном месте. Он сохраняет все организованным и эффективным. Плюс, я могу контролировать разрешения — может ли кто-то просто просматривать, комментировать или редактировать таблицу, как я.
2. Создавайте профессионально выглядящие счета-фактуры
Все с нетерпением ждут зарплаты, и когда ваша компания делает все автоматически, и деньги поступают прямо на ваш банковский счет, все гладко, как никогда. Но как фрилансер, работающий напрямую с клиентами, я так не работаю. Мне приходится генерировать счета для некоторых клиентов, что может быть немного хлопотно. К счастью, Google Таблицы упрощают весь процесс.
Я создал шаблон счета-фактуры для повторного использования, который включает в себя все: имя клиента, детали статьи, отработанные часы, ставку и общую сумму к оплате. В начале каждого месяца я дублирую шаблон и начинаю заполнять данные, используя лист, в котором я отслеживаю все выполненные задачи. К концу месяца у меня есть готовый к использованию отполированный счет-фактура.
1. Организуйте списки дел и планируйте проекты.
Поскольку я использую Google Sheets для большей части своего отслеживания, он естественным образом стал основной частью моего ежедневного рабочего процесса. Я использую его для разбивки каждой статьи на выполнимые шаги — например, составление плана, сбор ссылок на исследования и многое другое. Я также отслеживаю каждый проект по мере его продвижения по различным стадиям, например, представление идеи, ожидание одобрения, одобрение, отправка или необходимость в доработках.
У меня есть специальный лист для каждого клиента, где я управляю их проектами. И поскольку мне часто нужно сотрудничать с клиентами, я использую те же листы для обмена обновлениями и сбора отзывов — нет необходимости создавать отдельные версии. Наряду с этими долгосрочными листами я также веду ежедневный трекер, где регистрирую задачи, отслеживаю прогресс и отмечаю вехи, чтобы оставаться подотчетным.
Вот как Google Sheets стали моим надежным спутником в моем фриланс-пути. Если вы жонглируете несколькими приложениями для решения схожих задач, Google Sheets может улучшить ваш рабочий процесс и потенциально заменить их. Просто помните — при предоставлении общего доступа к своим таблицам назначайте правильные разрешения. Предоставление большего доступа, чем необходимо, может создать проблемы в дальнейшем.
