Одним из преимуществ использования заметок в Microsoft Excel является то, что вы можете легко перемещать их в своей таблице, чтобы они не закрывали важные данные. Однако их поведение при изменении размера ячеек или добавлении и удалении столбцов зависит от настроек заметки.
Настройка по умолчанию: не перемещать и не изменять размер заметок с помощью ячеек
В этом примере предположим, что вы хотите добавить заметку в ячейку B12. Для этого щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите «Новая заметка». Либо выберите ячейку и нажмите Shift+F2.
Если после ввода заметки и выхода из режима редактирования вы вставите новый столбец справа, по умолчанию заметка останется на том же месте — непосредственно рядом с ячейкой, с которой она связана.
Чтобы все заметки в электронной таблице были видны, на вкладке «Рецензирование» на ленте нажмите «Заметки» > «Показать все заметки».
Однако если увеличить высоту всех строк в таблице, заметка не адаптируется к этому изменению форматирования. В результате заметка оказывается дальше от связанной с ней ячейки, а таблица выглядит неаккуратно.
Да, вы можете выбрать заметку и переместить ее вручную, но это займет слишком много времени, если ваша электронная таблица содержит много заметок.
Несмотря на то, что заметки по умолчанию не адаптируются к размерам ячеек или расположению, они do При сортировке данных придерживайтесь соответствующих ячеек.
Во втором примере вы решили переместить примечание в правую часть таблицы, чтобы оно не закрывало данные.
Однако при добавлении еще одного столбца примечание остается на своем месте, то есть оно закрывает данные в самом правом столбце.
Чтобы устранить эти проблемы, вы можете изменить свойства заметки.
Альтернативная настройка 1: перемещение заметок вместе с ячейками
Вместо того чтобы вручную перемещать заметки при добавлении или удалении столбцов или строк, вы можете настроить их свойства.
Активируйте заметку, настройки которой вы хотите изменить, нажав «Заметки» > «Показать все заметки» на вкладке «Рецензирование» на ленте или щелкнув правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выбрав «Изменить заметку». Если вы предпочитаете использовать сочетания клавиш, выберите ячейку и нажмите Shift+F2.
Затем щелкните правой кнопкой мыши край заметки и нажмите «Форматировать комментарий».
Если вы нажмете центр заметки, вы не сможете получить доступ к соответствующим настройкам в появившемся диалоговом окне «Форматировать комментарий».
Затем на вкладке «Свойства» диалогового окна «Формат комментария» установите флажок «Перемещать, но не изменять размер вместе с ячейками» и нажмите «ОК».
Теперь, когда вы вставляете новый столбец, примечание смещается вправо, а это значит, что вы по-прежнему можете видеть все данные в таблице.
Также, если вы измените высоту строк, заметка будет перемещаться соответственно, так что она останется примерно на одной линии с ячейкой, к которой она прикреплена. Аналогично, если вы добавите новую строку выше, заметка будет перемещаться вниз.
Хотя заметки перемещаются вверх и вниз, когда вы добавляете или удаляете новые строки или меняете высоту строк, это перемещение не всегда пропорционально внесенному вами изменению из-за автоматических корректирующих поведений, встроенных в программу. В результате, чем больше строк вы добавляете или удаляете или чем больше изменение вы вносите в высоту строк, тем дальше от своего первоначального относительного положения они могут переместиться.
Еще одним преимуществом выбора «Перемещать, но не изменять размер ячеек» является то, что вы можете быть уверены, что размер заметки не изменится, даже если ячейка, с которой она связана, увеличится или уменьшится. Это означает, что заметки не будут доминировать в пространстве вашей электронной таблицы, если вы увеличите размеры ячеек, или уменьшаться, если вы уменьшите их.
Альтернативная настройка 2: перемещение и изменение размера заметок с помощью ячеек
Другой способ контролировать поведение заметок при внесении изменений в макет электронной таблицы — принудительно перемещать их. и размер с ячейками.
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую заметку, которую вы хотите изменить, и выберите «Изменить заметку». Либо выберите соответствующую ячейку и нажмите Shift+F2.
Затем щелкните правой кнопкой мыши по краю ячейки и выберите «Форматировать комментарий».
Далее откройте вкладку «Свойства», отметьте «Переместить и изменить размер вместе с ячейками» и нажмите «ОК».
Теперь заметка не только будет менять положение при добавлении или удалении столбцов или строк, но и будет увеличиваться или уменьшаться при изменении размера ячейки, с которой она связана.
В этом примере, когда я увеличил высоту строк, заметка также выросла, сохранив пропорции моего рабочего листа.
При этом стоит помнить, что если заметка содержит много текста, а вы уменьшаете высоту строки, часть текста может оказаться скрытой.
Помимо добавления простых аннотаций к ячейкам через заметки в Microsoft Excel, вы также можете добавлять комментарии, которые позволяют создавать цепочки совместных аннотаций в стиле беседы. Для этого выберите соответствующую ячейку, откройте вкладку «Обзор» на ленте и нажмите «Новый комментарий». Однако, хотя вы можете изменять положение заметок, комментарии всегда примыкают к связанной ячейке.
