По умолчанию ячейки Microsoft Excel именуются по ссылкам на столбцы и строки, например A1 или B2. Однако вы можете назначить ячейке или диапазону ячеек более конкретное имя, чтобы улучшить навигацию, сделать формулы более понятными и сэкономить время в долгосрочной перспективе.
Почему всегда следует называть диапазоны в Excel
Вы, возможно, знакомы с закладками в Microsoft Word, которые являются невидимыми контрольными точками в определенных местах документа, к которым вы можете перейти, когда вам это нужно. Альтернатива Microsoft Excel этому экономящему время инструменту несколько неизобретательно называется «имена», доступ к которым осуществляется через поле имени в верхнем левом углу вашей рабочей книги.
Допустим, у вас есть огромный рабочий лист, содержащий множество строк и столбцов данных, и вы хотите перейти к определенной ячейке, не прокручивая ее, кажется, вечность. Самый быстрый способ сделать это — ввести ссылку на ячейку в поле имени и нажать Enter.
Аналогично, если у вас есть другие активные вкладки в вашей рабочей книге, вы можете перейти к любой ячейке на любом из рабочих листов, введя имя вкладки, затем восклицательный знак, а затем ссылку на ячейку. Например, введя:
Лист2!H11
и нажатие Enter перенесет вас в ячейку H11 на Листе 2.
Хотя это все хорошо и полезно, это бесполезно, если вы не можете вспомнить, в каких ячейках содержится информация, к которой вы хотите перейти. Вот почему вам следует изменить имена ячеек или диапазонов, которые вы будете часто посещать или использовать в формулах.
В этом примере я назвал диапазон ячеек «Monthly_Totals», который я просматриваю все время. Поскольку я назвал диапазон, я могу перейти к нему, нажав стрелку вниз в поле имени, независимо от того, с каким рабочим листом я сейчас работаю.
Более того, я могу использовать этот именованный диапазон в формуле. Например, набрав:
=СУММА(Ежемесячные_суммарные_данные)
складывает все значения в этом диапазоне и выдает общую сумму.
Выберите и переименуйте целый столбец или строку, чтобы формулы, ссылающиеся на именованный диапазон, подхватили все добавленные данные.
В результате использования именованного диапазона вместо прямых ссылок на ячейки я могу гарантировать, что я случайно не выбрал неправильные ячейки. Более того, поскольку диапазон, на который ссылаются, имеет описательное имя, когда я смотрю на формулу, мне легко вспомнить, как производится расчет. Третье преимущество использования именованных диапазонов в формулах заключается в том, что их легче устранять, если цифра кажется не совсем верной.
Еще один хороший пример полезности именованных диапазонов в формулах — когда они являются частью логической проверки в функции ЕСЛИ. В этом примере, щелкнув ячейку и посмотрев в строку формул, вы сразу увидите, что критерий достижения порога включает общий доход. С другой стороны, использование ссылок на ячейки здесь сделало бы это менее понятным:
=ЕСЛИ(Общий_доход>10000;»Порог достигнут»;»Порог не достигнут»)
Наконец, именованные диапазоны полезны при создании динамических раскрывающихся списков с помощью инструмента проверки данных Excel. В этом примере я переименовал весь столбец A в «Employee_Names». Теперь, когда я нажимаю «Проверка данных» на вкладке «Данные» на ленте, чтобы добавить раскрывающийся список имен в ячейку E1, я могу указать источник моего списка как этот именованный столбец.
Это означает, что все имена, которые я добавлю в столбец A, будут включены в раскрывающийся список.
Как назвать диапазон в Excel
Назвать ячейку или диапазон ячеек в Excel просто. Просто выберите ячейку или диапазон, которые вы хотите назвать, и замените ссылку на ячейку на желаемое имя в поле имени. Затем нажмите Enter.
При использовании этого метода для именования диапазонов вручную необходимо соблюдать некоторые правила, чтобы Excel принял ваши изменения:
- Первым символом должна быть буква, подчеркивание (_) или обратная косая черта ().
- Остальная часть имени не должна содержать никаких специальных символов. Другими словами, вы можете использовать только буквы, цифры, точки и подчеркивания.
- Если имя, которое вы назначаете, содержит более одного слова, используйте подчеркивания или точки (.) в качестве разделителей слов. Пробелы использовать нельзя.
- Именованный диапазон не может совпадать со ссылкой на ячейку, например A1 или B$2.
- Вы не можете назвать диапазон «R», «r», «C» или «c», поскольку эти ссылки зарезервированы для других фоновых целей в Excel.
- Имя каждого диапазона должно отличаться от других имен в рабочей книге, а Excel не различает заглавные и строчные буквы.
- Длина имени может составлять до 255 символов, хотя это не должно стать проблемой, поскольку назначаемые вами имена должны быть понятными и лаконичными.
Вы также можете заставить Excel назвать диапазон на основе данных, которые уже есть на вашем рабочем листе. Выберите диапазон, который вы хотите назвать, и на вкладке Формулы на ленте нажмите «Создать из выделенного». Затем отметьте соответствующую опцию в появившемся диалоговом окне. В этом примере отметка «Верхняя строка» приведет к тому, что диапазон будет назван «Сотрудники», поскольку заголовок столбца включен в выборку.
Как изменить именованный диапазон в Excel
Независимо от того, хотите ли вы изменить имя диапазона или ячеек, включенных в именованный диапазон, этот процесс выполняется быстро и легко.
На вкладке «Формулы» на ленте нажмите «Диспетчер имен».
Затем дважды щелкните именованный диапазон, который вы хотите изменить, или щелкните его один раз и выберите «Изменить».
Далее в диалоговом окне «Изменить имя» можно изменить имя диапазона в поле «Имя» или изменить диапазон, на который указывает ссылка, в поле «Ссылается на».
Когда закончите, нажмите «ОК» и закройте диалоговое окно «Диспетчер имен».
Если вы включили предыдущее имя или диапазон в формулу, условие проверки данных или другую ссылку в своей рабочей книге, не беспокойтесь — они автоматически обновятся в соответствии с только что внесенными вами изменениями.
Что вам следует знать о именовании диапазонов в Excel
Прежде чем вы начнете называть диапазоны в своей рабочей тетради, обратите внимание на несколько моментов:
- Используйте описательные, но короткие названия. Например, «Total_expenditure_for_the_year_2020» только сделает формулы невыносимо длинными и вызовет путаницу. Аналогично, «TotExp20» может не предоставить достаточно информации тому, кто раньше не видел этот лист. Вместо этого, более подходящим будет название «Expenditure_2020».
- Не каждый диапазон должен быть назван. Иногда неименованные диапазоны (прямые ссылки на ячейки) могут быть более полезны, если вы делитесь таблицей с другими, поскольку они могут видеть точное местоположение ссылки. Другими словами, вам следует называть диапазоны только тогда, когда это добавит ценности в электронную таблицу.
- Вы можете рассмотреть возможность добавления префикса «Rng_» к любым именованным диапазонам, чтобы отличать их от других именованных элементов, таких как таблицы или диаграммы. Этот шаг также упрощает идентификацию диапазонов в формулах — когда вы вводите дальность, все именованные диапазоны появятся в списке подсказок, и вы сможете просто выбрать соответствующий диапазон.
- Другой способ именования диапазонов в Excel — отформатировать данные как таблицу Excel и вместо этого переименовать таблицу.
Присвоение имен диапазонам — это лишь один из многих способов ускорить рабочий процесс в Excel. Например, вы также можете закрепить панели, чтобы избежать прокрутки, использовать инструмент Data Forecast для создания проекций и настроить панель быстрого доступа для персонализации вашего опыта работы с Excel.
