Составьте краткое изложение этой истории. Вот краткое изложение содержания истории, основанное на фактах: Вот упрощенная версия содержания истории: Вот беззаботный взгляд на содержание истории: Исследуйте другую точку зрения: Покажите мне факты Объясните это так, будто мне 5 лет Дайте мне беззаботный пересказ
Если вы создаёте книгу Excel и планируете поделиться ею, меньше всего вам хочется сбить с толку получателей. В этом руководстве я расскажу о различных способах, которые помогут другим пользователям понять, что содержится в таблице, где искать нужную информацию и что им нужно делать.
8. Добавить рабочий лист домашней страницы
Один из наиболее эффективных способов облегчить навигацию по вашей книге Excel — добавить рабочий лист на главную страницу. Этот специальный лист — первый, который увидят пользователи при открытии книги — должен содержать приветственный заголовок, краткое описание содержимого книги, ссылки на некоторые ключевые листы и инструкции по работе с ней.
В приведенном выше примере человек, открывший рабочую книгу, может сразу увидеть ее содержимое благодаря названию и краткому описанию, а я добавил понятные ссылки на другие рабочие листы на красочном баннере вверху (что-то вроде меню веб-сайта), чтобы читатель мог сразу перейти в нужное место.
Инструкции ниже служат важными напоминаниями и содержат дополнительную информацию о том, кто может редактировать те или иные разделы книги. Более того, цветные значки (Вставка > Значки), которые также являются гиперссылками на другие листы и программы, делают информацию ещё более понятной.
Рассмотрите также возможность добавления Главная значок для других рабочих листов в вашей рабочей книге, нажав на который, соавторы могут вернуться на домашнюю страницу.
7. Назовите рабочие листы, таблицы и диапазоны.
Существует множество причин, по которым присвоение имен рабочим листам, таблицам и диапазонам в Microsoft Excel считается хорошей практикой, и не в последнюю очередь потому, что это облегчает навигацию по рабочей книге.
Во-первых, переименование листов мгновенно даёт представление о том, что содержится на каждом листе. Если этого не сделать, листы по умолчанию будут называться «Лист1», «Лист2», «Лист3» и так далее, что бесполезно для тех, кто пытается разобраться в вашей книге. Что ещё важнее, правильно названные листы гораздо понятнее для тех, кто использует программы чтения с экрана.
Здесь, помимо присвоения названий каждому листу двойным щелчком по каждой вкладке, я также присвоил им цветовую кодировку, щелкнув правой кнопкой мыши по вкладкам, наведя курсор на «Цвета ячеек» и выбрав цвет.
Во-вторых, если какие-либо данные в вашей рабочей книге отформатированы как таблица Excel, выберите ячейку в таблице и в поле «Имя таблицы» на вкладке «Конструктор таблиц» на ленте дайте таблице подходящее имя.
Выполнение этого шага означает, что вы и другие пользователи сможете быстро перейти к нужной таблице из любого места книги через поле имени в верхнем левом углу окна Excel.
Более того, формулы, ссылающиеся на столбцы в соответствующим образом именованных таблицах, легче читать и анализировать.
То же самое можно сказать и об именованных диапазонах — их можно выбрать в поле имени и сделать формулы, ссылающиеся на них, более понятными.
Чтобы присвоить диапазону имя, выберите соответствующие ячейки и введите их общее имя в поле имени.
6. Используйте заметки в ячейках для получения информации и инструкций.
Инструмент заметок в Microsoft Excel может показаться немного устаревшим, но это не умаляет его полезности в плане упрощения навигации по электронной таблице.
Примечания в Excel — это простые аннотации, привязанные к отдельным ячейкам и предоставляющие дополнительный контекст. По умолчанию ячейка с примечанием помечается красным тегом в правом верхнем углу.
Добавьте на рабочий лист своей домашней страницы подсказку, сообщающую пользователям, что для просмотра дополнительной информации необходимо навести курсор на любую ячейку, содержащую красную метку.
При наведении курсора на ячейку появляется заметка.
Чтобы добавить заметку в ячейку, щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Новая заметка».
Затем введите информацию или инструкции и щелкните любую ячейку на листе, когда закончите, чтобы выйти из режима редактирования заметки.
Невозможно добавить заметку в ячейку, в которой она уже есть.
5. Скрывайте внутренние вычисления и списки
Единственное, что может вызвать затруднение у человека, работающего с вашей книгой (особенно если он новичок в Excel), — это то, что рабочий лист предназначен только для ваших глаз.
Рабочий лист на снимке экрана ниже, названный Backend, содержит списки элементов, используемых для проверки данных (подробнее об этом позже), а также фиксированные значения, которые используются в различных формулах по всей рабочей книге.
Чтобы поддерживать порядок в рабочей книге и гарантировать, что никто случайно не активирует и не отредактирует эту важную информацию, вы можете скрыть рабочий лист. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке рабочего листа и выберите «Скрыть».
Чтобы отобразить скрытый лист, щелкните любую вкладку листа и выберите «Показать».
Если вы обеспокоены тем, что люди случайно откроют рабочий лист, вы можете пойти еще дальше и сделать его «очень» скрытым через окно Visual Basic для приложений.
4. Отображение и скрытие инструкций с помощью функции IFS
Слишком большое количество инструкций на листе Excel может отвлекать пользователя, что ухудшает его работу, а не улучшает её. Чтобы решить эту проблему, используйте функцию IFS, которая позволяет отображать и скрывать инструкции в нужное время.
Здесь инструкция в столбце E появляется только тогда, когда (1) ячейка в столбце D этой строки не содержит число, и (2) ячейка в столбце A этой строки содержит текст. Другими словами, инструкция появляется, как только кто-то вводит своё имя в следующую свободную строку, и исчезает, как только кто-то вводит числовое значение в столбец «Расходы».
Формула, которую я ввел в ячейку E4 и скопировал на несколько сотен строк столбца E, выглядит следующим образом:
=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ(ЕСТНОМ(Расходы_сотрудников[@Expenses]),»»,ИСТЕКСТ(Расходы_сотрудников[@Employee]),»Не забудьте округлить расходы до ближайшего доллара.»),»»)
в котором
- Функция IFS сначала проверяет, содержит ли значение в столбце «Расходы» таблицы «Расходы_сотрудников» число, и если содержит, активная ячейка должна быть пустой.
- Затем он проверяет, есть ли текст в столбце «Сотрудник» той же таблицы, и если есть, активная ячейка должна содержать примечание внутри кавычек, и
- Функция ЕСЛИОШИБКА делает ячейку пустой, если функция ЕСЛИМН возвращает ошибку.
В результате человек, вводящий данные, должен (надеюсь!) никогда не забывать вводить только целые числа для своих расходов.
3. Блокировка определенных ячеек для предотвращения несанкционированного редактирования
Возможность Microsoft Excel блокировать определенные ячейки и защищать рабочий лист помогает гарантировать, что пользователи точно знают, где им следует вводить данные, а где нет.
Допустим, в этом примере вы хотите, чтобы пользователи могли нажимать и редактировать только ячейки C3, C5 и C7.
Для этого сначала необходимо заблокировать все ячейки на листе. Нажмите Ctrl+A несколько раз, пока все ячейки не будут выделены, затем нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек». Затем на вкладке «Защита» установите флажок «Заблокировано» и нажмите «ОК».
Теперь вам нужно разблокировать ячейки, которые вы хотите открыть и редактировать. Для этого выберите первую ячейку, которую хотите оставить открытой (ячейка C3), удерживайте клавишу Ctrl и выберите остальные (ячейки C5 и C7). Затем нажмите Ctrl+1, чтобы снова открыть диалоговое окно «Формат ячеек». На этот раз снимите флажок «Заблокировано» и нажмите «ОК».
Наконец, на вкладке «Обзор» на ленте нажмите «Защитить лист», убедитесь, что установлены флажки «Выбрать незаблокированные ячейки» и «Защитить лист и содержимое заблокированных ячеек», и введите пароль.
После нажатия кнопки «ОК» и подтверждения пароля кликабельными и редактируемыми будут только те ячейки, которые вы разблокировали.
Чтобы снова сделать весь рабочий лист доступным, нажмите «Снять защиту листа» на вкладке «Рецензирование» и введите установленный вами ранее пароль.
2. Используйте условное форматирование для раскрашивания ячеек ввода данных
Один из способов направить взгляд соавторов на ячейки, которые вы хотите, чтобы они отредактировали, — это использовать условное форматирование.
Здесь все входные ячейки окрашены в светло-голубой цвет.
Однако когда кто-то заполняет эти ячейки и нажимает Enter, они становятся белыми.
Шаги по созданию такого автоматического форматирования просты.
Сначала, удерживая клавишу Ctrl, щёлкните по ячейкам, которые хотите отформатировать, чтобы выделить их все одновременно. Затем на вкладке «Главная» на ленте выберите «Условное форматирование» > «Новое правило».
Затем в диалоговом окне «Новое правило форматирования» выберите «Форматировать только ячейки, содержащие», а в разделе «Форматировать только ячейки с» выберите «Пустые».
Теперь нажмите кнопку «Формат» и выберите светло-голубой цвет на вкладке «Заливка» диалогового окна «Формат ячеек».
Наконец, дважды нажмите «ОК», чтобы закрыть оба диалоговых окна. Выбранные ячейки станут светло-голубыми. Когда вы введёте текст в эти ячейки и нажмёте Enter, они станут белыми, поскольку больше не соответствуют заданному вами условию «пусто».
1. Добавьте правила проверки данных для ограничения количества записей в ячейках.
Инструмент проверки данных Microsoft Excel помогает гарантировать, что пользователи вводят правильные типы информации в определенные ячейки.
Начнем со столбца «Имя», где вы хотите, чтобы люди могли выбрать свое имя из раскрывающегося списка.
Сначала на листе Backend введите список имён в отдельные ячейки столбца и отформатируйте его как таблицу Excel. Затем нажмите кнопку фильтра и отсортируйте имена по алфавиту.
Причина, по которой вам нужно отформатировать этот список как таблицу, заключается в том, что вы можете легко добавлять имена в список (и удалять их из него), а правила проверки данных, которые вы собираетесь настроить, будут адаптироваться к этим изменениям. Если вы используете неотформатированный диапазон, вы столкнетесь с проблемами при увеличении или уменьшении списка.
Затем вернитесь на лист, где вы хотите разместить раскрывающийся список. Наведите указатель мыши на заголовок соответствующего столбца в отформатированной таблице, пока не появится чёрная стрелка вниз, и щёлкните один раз, чтобы выделить весь столбец (это работает независимо от того, есть ли под строкой заголовка одна или несколько строк).
Затем на вкладке «Данные» на ленте нажмите «Проверка данных».
В поле «Разрешить» диалогового окна «Проверка данных» выберите «Список».
Затем выберите поле «Источник» (курсор должен мигать), перейдите на лист Backend и выберите список имён. При этом имя листа и ссылки на ячейки будут добавлены в поле.
Прежде чем закрыть диалоговое окно, проверьте вкладки «Вводное сообщение» и «Оповещение об ошибке». Первая позволяет создать всплывающее окно, которое появляется при выборе ячейки, на которую распространяется ошибка, а вторая — создать оповещение, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных в ячейку.
После нажатия кнопки «ОК» вы вернетесь на рабочий лист, куда добавляете правила проверки данных, и увидите в затронутых ячейках раскрывающиеся стрелки, при щелчке по которым отображается список имен.
Более того, все новые строки, добавляемые в таблицу, автоматически применяют правила проверки данных из строк, расположенных выше.
Хотя инструмент проверки данных чаще всего используется для добавления в ячейку раскрывающегося списка вариантов, это не единственное, что он может делать. Например, вы можете создать правило, ограничивающее количество символов в ячейке, или определить тип вводимых данных.
Здесь я ограничил ввод в столбце «Часы» десятичным числом от 0 до 160.
Помимо советов, изложенных в этой статье, используйте инструменты форматирования Excel, такие как настройка ширины столбцов, выравнивание текста и использование границ ячеек, чтобы сделать ваши таблицы понятными и удобочитаемыми. Кроме того, отказ от вредных привычек форматирования, таких как объединение ячеек, заливка цветом целых столбцов и использование разных шрифтов, повысит производительность книги и, следовательно, удобство работы с ней для ваших коллег.
