Несмотря на то, что я десятилетиями работал в Microsoft Excel, я постоянно изучаю новые способы ускорения своего рабочего процесса. В частности, за последние пару лет я наткнулся на некоторые сочетания клавиш, которые теперь использую каждый день, и мне жаль, что я не знал о них раньше!
1 F2: Вход в режим редактирования ячейки
Когда вы вводите формулу в Excel и нажимаете Enter, ячейка отображает результат, а строка формул отображает, как вы к этому пришли. В этом примере ячейка C1 показывает результат формулы SUM, которая добавляет значение в ячейке A1 к значению в ячейке B1, в то время как строка формул отображает саму формулу.
Предположим, вы позже поняли, что вам на самом деле нужно было умножить значения в ячейках A1 и B1, а не складывать их. Чтобы сделать это, вы можете отредактировать формулу в строке формул или дважды щелкнуть ячейку C1 и изменить формулу там. Однако оба этих метода (которые я раньше считал Важно методы!) требуют использования мыши, что нарушает рабочий процесс и заставляет отходить от клавиатуры.
Вместо этого используйте клавиши со стрелками, чтобы перейти к ячейке, которую вы хотите отредактировать, и нажмите F2. Это активирует режим редактирования для этой ячейки, то есть вы можете снова использовать клавиши со стрелками, чтобы перемещаться по формуле и вносить необходимые изменения, используя только клавиатуру.
Закончив вносить необходимые изменения, нажмите Ctrl+Enter, чтобы завершить результат и оставить ячейку активной, чтобы можно было еще раз проверить формулу в строке формул.
2 Ctrl+Shift+V: вставить только значения
Если вы используете Ctrl+V при вставке данных из другого источника (например, веб-страницы, документа Word, электронной почты или другой книги или листа) в Excel, а также при вставке значений, программа принимает исходное форматирование, включая любые цвета фона, цвета текста, шрифты, полужирный шрифт, курсив и т. д.
В этом примере, когда я вставил первые пять строк таблицы со страницы Википедии с помощью Ctrl+V, ячейки были отформатированы непоследовательно, национальные флаги закрывали названия стран, а часть текста была гиперссылками. В результате мне пришлось предпринять дополнительные действия, чтобы удалить это форматирование и привести данные в порядок.
Вместо этого Excel позволяет вам вставлять скопированное содержимое в ваш рабочий лист, сохраняя конечное форматирование. Существуют различные старые способы сделать это, например, щелкнуть раскрывающееся меню «Вставить» на вкладке «Главная» на ленте и выбрать «Значения» или использовать оригинальное сочетание клавиш Ctrl+Alt+V > V.
Однако в 2022 году Microsoft представила более простое сочетание клавиш для вставки только значений: Ctrl+Shift+V. Обратите внимание, что использование этого сочетания клавиш вставляет данные Википедии как неформатированные значения без национальных флагов.
В результате мне нужно внести всего одно или два небольших изменения, чтобы привести данные в порядок.
Кроме того, я могу выбрать любую ячейку данных и нажать Ctrl+T, чтобы преобразовать данные в форматированную таблицу Excel.
Помимо копирования данных с веб-сайта и вставки их в Excel, вы также можете импортировать онлайн-таблицы с помощью вкладки «Данные» на ленте.
3 Ctrl+Shift+L: Фильтрация столбцов
Фильтры — бесценный инструмент Excel, позволяющий отображать только те строки, которые соответствуют заданным вами критериям, что значительно упрощает поиск и анализ данных.
Независимо от того, работаете ли вы с данными, отформатированными в виде таблицы, или с рядом смежных данных в неформатированных ячейках, выберите любую ячейку в диапазоне и нажмите Ctrl+Shift+L, чтобы добавить кнопки фильтров в первую строку данных.
Затем нажмите Ctrl+Up, чтобы перейти к строке заголовка, содержащей фильтры, используйте клавиши со стрелками влево и вправо, чтобы перейти к столбцу, который вы хотите отфильтровать, и нажмите Alt+Down, чтобы запустить параметры фильтрации.
Чтобы сбросить все фильтры, выберите любую ячейку в диапазоне и дважды нажмите Ctrl+Shift+L. Первое нажатие удаляет кнопки фильтров и, таким образом, все примененные фильтры, а второе нажатие повторно добавляет кнопки фильтров в первую строку ваших данных.
4 F4: Универсальная комбинация клавиш
Вероятно, моим любимым и наиболее используемым сочетанием клавиш Microsoft Excel является впечатляюще универсальная клавиша F4.
Переключение между ссылочными типами в формулах
Во-первых, F4 позволяет переключаться между относительными, абсолютными и смешанными ссылками в формуле, чтобы исправить или отменить ссылки на определенные ячейки, столбцы или строки. В этом примере я нажал F4 после ввода ссылки на ячейку A2 в моей формуле, чтобы добавить символы доллара ($), заставив Excel исправить эту ссылку, когда я в конечном итоге скопирую формулу в другие ячейки.
Повторение предыдущего действия
Во-вторых, вы можете использовать F4, чтобы повторить последнее действие, которое вы выполнили на своем рабочем листе. На скриншоте ниже, после ручного уменьшения ширины столбца B путем нажатия и перетаскивания правой стороны заголовка столбца влево, я выбрал ячейку D1 и нажал F4, а затем повторил этот процесс для других пустых столбцов, чтобы убедиться, что все они были изменены в размере одинаково.
Вы можете использовать клавишу F4 для повторения любого действия в Excel, например, вставки данных, форматирования ячейки, удаления строк или столбцов и многого другого.
Повторение поиска
В-третьих, Shift+F4 позволяет повторить последний выполненный поиск. Начните с нажатия Ctrl+F, чтобы открыть вкладку «Найти» диалогового окна «Найти и заменить».
Затем, введя соответствующие критерии поиска в поле «Найти», вы можете нажать клавишу Enter несколько раз, чтобы найти каждую ячейку, соответствующую этим критериям.
Однако если вам необходимо вручную вносить изменения в электронную таблицу между каждым результатом, используя только клавиатуру, вам нужно будет нажать клавишу Esc, чтобы закрыть диалоговое окно, внести изменения, а затем нажать Ctrl+F, чтобы снова запустить его.
Вместо этого, как только вы ввели поисковый запрос, нажмите Esc, чтобы закрыть диалоговое окно, затем нажмите Shift+F4, чтобы повторить поиск, чтобы найти следующую ячейку, которая соответствует критериям. Каждый раз, когда вы нажимаете Shift+F4 после этого, поиск продолжается так, как будто диалоговое окно все еще открыто, даже если вы вносите значительные изменения в свою электронную таблицу. Или нажмите Ctrl+Shift+F4, чтобы вернуться к предыдущему результату поиска.
Закрытие книги или окна Excel
Четвертое и последнее использование клавиши F4 пригодится в конце рабочего дня, когда вы готовы отключиться и пойти домой:
- Ctrl+F4 закрывает активную книгу, но оставляет окно Excel открытым. Если книга не сохранена, вы сначала увидите диалоговое окно Сохранить как.
- Alt+F4 полностью закрывает активное окно Excel.
5 Ctrl+1: Форматировать ячейки
Сочетание клавиш Ctrl+1 в Microsoft Excel открывает диалоговое окно «Формат ячеек», в котором можно изменить формат чисел, выравнивание, шрифт, границу, заливку и свойства защиты отдельной ячейки или диапазона ячеек.
Альтернативные способы достижения того же результата — щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выбрать «Формат ячеек» или выполнить поиск на ленте инструмента форматирования, который вы хотите применить. Оба эти способа занимают значительно больше времени, чем это легко запоминающееся сочетание клавиш.
Выбрав ячейку или ячейки, которые вы хотите отформатировать, и нажав Ctrl+1, используйте клавиши со стрелками влево и вправо для перехода между вкладками в диалоговом окне «Формат ячеек».
Затем, как только вы окажетесь на соответствующей вкладке, нажмите Tab, чтобы перейти между параметрами. В этом случае я хочу отформатировать выбранные ячейки так, чтобы их значения были валютами, поэтому после перехода на вкладку «Число» и нажатия Tab я использую клавишу со стрелкой вниз, чтобы выбрать «Валюта». Затем я снова нажму Tab, чтобы перемещаться и настраивать параметры валют.
Затем, выбрав все необходимое форматирование для этих ячеек, я могу нажать Enter, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
6 Пробел: установить и снять флажки
Последняя комбинация клавиш, без которой я сегодня не смогу жить (открыв ее всего год назад), — это пробел.
Возможно, вы пришли к этой статье в поисках революционных сочетаний клавиш, которые вы никогда раньше не видели, но потерпите: клавиша пробела действительно экономит время для тех, кто использует флажки в своих электронных таблицах.
Вместо того чтобы использовать мышь для кропотливой установки и снятия флажков в Excel, используйте клавиши со стрелками для перемещения по ячейке, содержащей флажок, и нажмите клавишу пробела, чтобы добавить или снять флажок.
Аналогично, если вы выделите несколько ячеек, содержащих флажки (используя клавиши Shift+стрелки), и нажмете пробел, все они будут отмечены и сняты одновременно.
Чтобы удалить флажок с листа, выберите ячейку, в которой он находится, и нажмите Delete. Если флажок установлен, нажатие Delete сначала снимет флажок, а повторное нажатие удалит его полностью.
Сочетания клавиш, которые я обсудил в этом руководстве, — это лишь некоторые из многих сочетаний клавиш Microsoft Excel, которые вы можете изучить, чтобы быстрее выполнять свою работу и приблизиться на один шаг к тому, чтобы стать опытным пользователем. Вы также можете загрузить, распечатать и прикрепить нашу распечатываемую шпаргалку к своей доске объявлений, чтобы иметь к ней доступ, когда вам это нужно!
