6 привычек форматирования Microsoft Excel, от которых вам нужно избавиться

Существует тонкая грань между хорошо отформатированным листом Microsoft Excel и листом, полным проблем, на исправление которых требуется время. Независимо от того, новичок ли вы в Excel или опытный профессионал, отказ от этих привычек форматирования в конечном итоге ускорит ваш рабочий процесс и обеспечит, чтобы ваша электронная таблица работала так, как и ожидалось.

6. Объединение ячеек

Представьте себе: у вас есть строка в Excel, где одни и те же данные применяются к каждой ячейке. Вместо того, чтобы повторять одно и то же значение несколько раз, вы решаете нажать «Объединить и поместить в центр» на вкладке «Главная» на ленте.

That looks great, right? However, formatting your data in this way is a sfouurefire way to give yourself and your coworkers a headache down the line.

Microsoft Excel работает лучше всего, когда у вас есть последовательная сетка отдельных ячеек, размещенных в строках и столбцах, поэтому объединение ячеек нарушает эту структуру электронной таблицы.

Например, если вы добавите кнопки фильтров в верхнюю строку данных, содержащую объединенные ячейки, и попытаетесь отсортировать эти данные с помощью этих кнопок, вы увидите сообщение об ошибке. То же самое произойдет, если вы нажмете «Сортировать» на вкладке «Данные» на ленте.

You’ll also face a similar issue if you try to paste data from an unmerged row to a merged row.

Если вам трудно избавиться от этой привычки, отформатируйте данные в виде таблицы Excel. Как только вы это сделаете, Excel сделает серым параметр Merge And Center на ленте, поскольку программа знает, что этот инструмент — рецепт катастрофы для правильно отформатированных данных.

К счастью, есть альтернативный способ добиться аналогичного результата форматирования, не заставляя Excel работать ненормально: инструмент «Центрировать по выделенному фрагменту».

Сначала выберите ячейки, которые вы ранее объединили, и щелкните значок запуска диалогового окна в правом нижнем углу Alignment Group на вкладке Home. Или нажмите Ctrl+1 и клавишу Right Arrow.

Далее разверните раскрывающееся меню «Горизонтально» и нажмите «Центрировать по выделенному». Затем нажмите «ОК».

Now, although the cells look like they’re merged, their structure and integrity have been preserved. As a result, you can use the filters and copy and paste data between rows without triggering any error messages.

5. Центрирование и выравнивание чисел по левому краю

При вводе текста в ячейку Microsoft Excel он выравнивается по левому краю, а при вводе числового значения — по правому краю.

As a result, you might choose to left-align the cells containing numbers to make your spreadsheet look tidier. On the other hand, you might select all the cells and apply center alignment to everything in your spreadsheet.

But stop there! There are good reasons why Excel automatically places numerical values to the right of a cell.

С одной стороны, выравнивание всех чисел по правому краю облегчает их чтение и сравнение, чем выравнивание по центру.

Чтобы улучшить читаемость выровненных по правому краю цифр, убедитесь, что все числа в столбце имеют одинаковое количество десятичных знаков.

С другой стороны, выравнивание чисел по правому краю упрощает различение разных типов данных. Например, если ваша электронная таблица автоматически выравнивает по левому краю то, что вы считаете числом, есть большая вероятность, что оно отформатировано как текст, а это значит, что формулы, ссылающиеся на эту ячейку, не будут работать так, как ожидается.

So, avoid the temptation to change the alignment of numerical values in your spreadsheet!

4. Неиспользование распознанного формата даты

When you enter a value into a cell that Excel recognizes as a date, the number format in the Number group of the Home tab will change to either Date or Custom.

Однако если он сообщает вам, что ячейка по-прежнему имеет общее числовое форматирование, это означает, что введенные вами данные распознаются как текст. В результате вы не сможете использовать это значение в формулах, например, для вычисления разницы между двумя датами.

To fix this, first, clear the cell by selecting it and pressing Delete. Then, press Ctrl+1 to launch the Format Cells dialog box, and click «Date» in the Category list of the Number tab. There, you’ll see the various date formatting options you can select to force Excel to see your value as a date.

Выберите местоположение в раскрывающемся меню «Регион», чтобы отобразить соответствующие форматы даты для вашего региона.

Либо нажмите «Пользовательский» в списке категорий и либо выберите один из вариантов в списке, либо введите другую комбинацию Г, М и Д для обозначения лет, месяцев и дней соответственно:

После нажатия кнопки «ОК» введите дату, используя выбранную или созданную вами структуру, и Excel правильно распознает числовой формат.

The same advice applies to times in Microsoft Excel—always make sure they’re formatted correctly, so that you can use them in calculations if needed.

3 Color-Filling Whole Columns or Rows

На этом снимке экрана весь столбец D отформатирован вручную с синей заливкой ячеек, указывающей на то, что он содержит итоговые значения.

Однако это означает, что у вас отформатировано больше ячеек, чем необходимо, из-за чего ваша электронная таблица выглядит неаккуратно и скорость ее обработки снижается.

Also, if you select some cells in the colored column and shift them to the right to insert more data, the formatting will become skewed.

Лучшая альтернатива — отформатировать данные в виде таблицы Excel и изменить дизайн таблицы, выделив жирным шрифтом крайний правый столбец.

Для этого выберите данные и на вкладке «Главная» на ленте нажмите «Форматировать как таблицу».

Then, select a cell in the table, open the «Table Design» tab, and check «Last Column» in the Table Style Options group to bold the total column. You could also select the data and increase the font size for added emphasis.

However, if your data contains a dynamic array, this method won’t work because Excel tables can’t accommodate spilled arrays. Also, you might want to emphasize a different column.

В этих сценариях используйте условное форматирование. В этом примере вы хотите, чтобы ячейка в столбце E стала синей, когда в столбце A соответствующей строки есть число.

So, select the whole of column E by clicking the column header, and in the Home tab on the ribbon, click Conditional Formatting > New Rule.

Затем нажмите «Использовать формулу для определения ячеек для форматирования» и в пустом поле формулы введите:

=ISNUMBER($A1)

Далее нажмите «Формат», чтобы выбрать цвет заливки, и нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговые окна.

Поскольку вы указали Excel раскрасить выбранные ячейки, когда значение в столбце A является числом, раскрашиваются только соответствующие ячейки, а когда вы добавляете больше данных в столбец A, соответствующая ячейка в столбце E принимает это форматирование.

2. Использование разных шрифтов

Обучая людей работе в Excel, я всегда подчеркиваю важность последовательности, и это особенно актуально, когда речь идет о выборе шрифта.

Mixing typefaces in Excel makes the spreadsheet appear cluttered, disorganized, and unprofessional, and can present challenges for people with reading difficulties.

Instead, choose a single sans-serif font that is easy to read, clearly differentiates between letters and numbers that might look the same in other fonts, and isn’t too stylistic. Aptos, Arial, Tahoma, and Verdana are good choices for readable and professional spreadsheets.

1 Formatting Tables Manually

В Microsoft Excel вы можете применить ручное форматирование к данным, чтобы повысить их читаемость и выделить определенные значения.

In this example, a border has been added between rows 1 and 2, the values in column C are bold, and every other row has been filled gray.

However, if you wanted to add data to row 13 or column D, you would need to duplicate the formatting manually.

Более того, если бы вы вставили новую строку в середину данных, форматирование полосовой строки было бы нарушено.

In fact, formatting your table manually could cause many other issues down the line, all of which would take time to fix.

Вместо этого выберите неформатированные данные и на вкладке «Главная» на ленте нажмите «Форматировать как таблицу».

Затем в диалоговом окне «Создать таблицу» убедитесь, что выбраны правильные ячейки, отметьте галочкой «Моя таблица имеет заголовки», если это так, и нажмите «ОК».

Now, your data is reformatted as an Excel table, and in the Table Design tab, you can add and remove row banding, filter buttons, a total row, and various other options.

What’s more, when you add more rows and columns by clicking and dragging the table fill handle in the bottom-right corner, any table formatting will be automatically applied to these new cells.

If your data contains spilled arrays, you can’t format it as an Excel table. In this scenario, keep your manual table formatting to a minimum, such as using bold font in the column headers. Also, rather than coloring whole rows or columns to make them easier to read, click «Focus Cell» in the View tab on the ribbon.

В конечном счете, при использовании Microsoft Excel стремитесь к тому, чтобы сделать вашу электронную таблицу легкой для чтения и данными легкими для манипулирования. Избегание привычек форматирования, обсуждаемых в этой статье, поможет вам в достижении этого.