Не начинайте с неправильной ноги.
Многие считают Microsoft Excel сложной программой, но это часто происходит потому, что они исправляют ошибки, которые они сделали при создании своей электронной таблицы. В этой статье я рассмотрю распространенные ошибки Excel, как их избежать и как это значительно упростит вам жизнь.
Следующие советы относятся конкретно к приложению Excel для настольного компьютера, хотя они также применимы и к веб-версии программы. Там, где методы немного отличаются, я добавил примечание, чтобы объяснить это.
Слияние клеток
Это может оказаться сюрпризом, поскольку многие считают, что объединение ячеек — лучший способ охватить всю строку, когда к каждой ячейке применяются одни и те же данные.
Проблема
Однако объединение ячеек вызывает проблемы, когда вы пытаетесь выполнять действия с вашими данными. Это в основном потому, что многие функции Excel полагаются на вашу согласованную настройку строк и столбцов, а объединение ячеек приводит к тому, что ваш лист нарушает эту согласованность.
Во-первых, если вы попытаетесь отсортировать данные, вы получите сообщение об ошибке.
Аналогично вы столкнетесь с проблемой, если попытаетесь вставить данные из необъединенной строки в объединенную строку.
Решение
Сначала нажмите «Объединить и поместить в центр», чтобы разъединить ячейки. Затем снова выберите ячейки и нажмите значок в правом нижнем углу группы «Выравнивание» на вкладке «Главная».
Откройте раскрывающееся меню «Горизонтальное» в разделе «Выравнивание текста» диалогового окна, выберите «Центрировать по выделенному фрагменту» и нажмите «ОК».
Теперь вы увидите текст, который будет выглядеть так же, как при использовании опции «Объединить и поместить в центр», но структура и целостность ячеек будут сохранены.
«Центрировать по выделенному» работает только по строкам, но не по столбцам.
Создание таблиц вручную
Признаюсь, до того, как я стал опытным пользователем Excel, я не осознавал, какие проблемы могут возникнуть при создании и форматировании таблиц вручную.
Проблема
Раньше я форматировал свои данные и копировал формулы в новые строки вручную, но я всегда сталкивался с проблемами, если хотел добавить новые строки или использовать свои данные для создания диаграммы. Например, на снимке экрана ниже я вручную раскрасил альтернативные строки, но когда я добавляю новую строку, это влияет на мое форматирование, и мне приходилось начинать все заново.
Аналогично, если я добавлю фильтр к столбцам, когда переупорядочу данные, это также испортит мое форматирование.
Решение
Есть действительно простой способ справиться с этими проблемами. Сначала выберите все данные в исходной неформатированной таблице, включая заголовки столбцов и строк. Затем на вкладке Главная щелкните стрелку раскрывающегося списка Форматировать как таблицу и выберите подходящий вам дизайн.
Чтобы сделать то же самое в Excel для Интернета, выберите данные и нажмите «Вставить» > «Таблица».
В диалоговом окне «Создать таблицу» установите флажок «В моей таблице есть заголовки», если в верхней части таблицы есть строка заголовка, и нажмите «ОК».
Дайте таблице имя на вкладке «Конструктор таблиц», чтобы можно было ссылаться на нее в формулах или быстро переходить к ней с помощью поля имени.
На этой же вкладке вы также можете изменить стиль таблицы и параметры стиля таблицы (например, включить кнопку фильтра или чередование строк), а также выполнить ряд других действий для улучшения представления данных.
Теперь, если я добавлю строку или столбец в центр таблицы, форматирование автоматически обновится. Я также могу использовать маркер в правом нижнем углу таблицы, чтобы добавить больше строк внизу или столбцов справа. Наконец, Excel автоматически применит формулы ко всем новым строкам, которые я добавлю.
В целом, форматирование данных в виде таблицы позволяет Excel осознать, что это не просто строка данных, а что они должны вести себя как таблица, что значительно упрощает дальнейшую работу.
Наличие пустых строк и столбцов
Многие люди (и, что удивительно, онлайн-руководства по Excel) оставляют строку 1 и столбец A своих листов Excel пустыми, вероятно, потому что они думают, что так их таблицы выглядят лучше. Это, вероятно, связано с тем, что в Microsoft Word вы можете физически видеть границы страниц, но в Excel вы этого не можете сделать, пока не просмотрите макет печати.
Проблема
Помимо того, что это не нужно, так как Excel автоматически добавит границы страниц при печати данных, оставление строк и столбцов пустыми может вызвать другие проблемы. Например, пустые строки могут нарушить сортировку и фильтрацию, а также могут привести к проблемам с формулами и сообщениям об ошибках при использовании автозаполнения.
Решение
Если у вас есть только одна или две пустые строки или столбца, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки или букве столбца и нажать «Удалить».
Однако, если у вас много пустых строк, вы можете использовать функцию СЧЁТЗ, чтобы исправить это. Прокрутите вправо, пока не достигнете конца данных, и в ячейке 1 введите
=СЧЁТA(
и выберите все данные слева от этой ячейки. Затем нажмите Enter.
Затем перетащите маркер автозаполнения в нижнюю часть данных.
Теперь выберите весь столбец, содержащий формулы СЧЁТЗ, и в группе «Редактирование» на вкладке «Главная» щелкните стрелку раскрывающегося списка «Сортировка и фильтр» и выберите «Сортировать от наименьшего к наибольшему».
В диалоговом окне «Предупреждение о сортировке» выберите «Расширить выделение» и нажмите «Сортировать».
После этого вы увидите, что все пустые строки переместятся наверх, и вы сможете их выбрать и удалить.
Наконец, удалите столбец COUNTA.
Ввод последовательностей вручную
В Excel существует множество ситуаций, когда требуется представлять данные последовательно, например, возрастающие числа или интервалы дат.
Проблема
Однако последовательный ввод данных может занять много времени и вызвать проблемы, если вы неправильно введете значение или пропустите его.
Решение
Функция автозаполнения Excel может распознавать закономерности в ваших данных и заполнять остальные поля за вас. Начните с ввода первых двух значений в ваших данных. Затем выберите эти значения и используйте маркер автозаполнения, чтобы заполнить данные.
Это также будет работать, если ваши числа находятся рядом с другим текстом в ячейках (например, День 1, День 2и т. д.) и другие последовательные значения, такие как даты.
Excel не распознает буквы алфавита как шаблон, поэтому используйте цифры, если вы хотите, чтобы Excel автоматически заполнил данные за вас.
Использование неправильного типа ссылки
Ссылка на другие ячейки в формулах — отличный способ связать ваши данные и автоматически обновлять вычисления на основе изменения значений ячеек. В этом примере я ссылался на ячейки B2 и F1 при вычислении общего значения в ячейке C2.
Проблема
Однако многие люди сталкиваются с проблемами при использовании автозаполнения, поскольку они могут не понимать различные типы ссылок в Excel.
Когда я использую функцию автозаполнения для расчета итоговых сумм по оставшимся товарам, похоже, что к значениям не добавляется налог в размере 20%.
Решение
В Excel существует три типа ссылок, и крайне важно понимать, что они собой представляют и что делают, если вы хотите копировать вычисления в другие ячейки.
Относительные ссылки оцените относительное положение ячеек. В приведенном выше примере начальный расчет был выполнен между ячейками C2 (где я ввел формулу), B2 (одна слева от C2) и F1 (три справа и одна вверх от C2). Когда я скопирую эту формулу в ячейку C3, Excel будет ссылаться на ячейки в тех же относительных положениях, где я ввожу формулу.
Итак, мне нужно будет использовать абсолютная ссылка чтобы указать Excel постоянно ссылаться на ячейку F1, когда я выполняю автозаполнение вниз. Чтобы сделать это, я бы добавил символы доллара перед каждой частью ссылки на ячейку или нажал F4 после ввода или щелчка по ячейке, на которую я хочу сослаться.
Затем, когда я автоматически заполню оставшиеся итоги, Excel продолжит ссылаться на F1 для выполнения расчета.
Если бы я хотел сохранить ссылку на строку или столбец прежней, но позволить Excel скорректировать другую в соответствии с расположением моей формулы, я бы использовал смешанный ссылка введя символ доллара перед соответствующей частью моей ссылки.
Не блокировать ячейки и не использовать проверку данных
Excel отлично подходит для создания электронных таблиц и последующего предоставления к ним доступа другим пользователям для добавления своих данных.
Проблема
Однако если вы поделитесь своей таблицей с кем-то, кто либо не очень хорошо знаком с Excel, либо имеет привычку вносить изменения, которые вы не хотите, чтобы они вносили, это может быстро привести к тому, что ваша тяжелая работа будет быстро сведена на нет.
Решение
Excel позволяет контролировать, какие данные другие пользователи могут вводить в электронную таблицу, с помощью проверки данных и блокировки ячеек.
Проверка данных определяет, какой тип данных может быть введен в ячейку. Щелкните соответствующую ячейку или ячейки и на вкладке Данные перейдите в группу Инструменты данных и щелкните «Проверка данных» в раскрывающемся списке Проверка данных.
В разделе «Критерии проверки» диалогового окна щелкните раскрывающуюся стрелку «Разрешить» и определите тип данных и диапазон для ячейки или ячеек. Вы также можете сделать так, чтобы сообщение появлялось, когда кто-то нажимает на эти ячейки, используя вкладку «Вводное сообщение», и создать всплывающее сообщение, если кто-то пытается ввести неправильный тип данных, используя вкладку «Оповещение об ошибке». Когда закончите, щелкните «ОК».
Если вы хотите заблокировать ячейки, которые вы не хотите, чтобы люди вообще изменяли, вы можете защитить рабочий лист. По умолчанию, когда вы защищаете рабочий лист, все ячейки блокируются, поэтому вам нужно сначала выбрать, какие ячейки другие люди нажмите или отредактируйте.
Для этого выберите и щелкните правой кнопкой мыши эти ячейки, а затем нажмите «Формат ячеек».
Затем на вкладке «Защита» снимите флажок «Заблокировано» и нажмите «ОК».
Когда вы будете готовы отправить лист, нажмите «Защитить лист» на вкладке «Рецензирование». снимите флажок «Выбрать заблокированные ячейки» и проверка «Выбрать разблокированные ячейки». Вы также можете ввести пароль, если хотите. Затем нажмите «ОК».
Теперь вы увидите, что только выбранные вами ячейки доступны для редактирования и нажатия.
Чтобы отменить это действие, нажмите «Снять защиту листа». Если вы ранее защитили свой лист паролем, вам нужно будет ввести пароль еще раз, чтобы завершить это действие.
Чтобы сделать то же самое в Excel для Интернета, нажмите «Защита» на вкладке «Рецензирование» и используйте боковую панель, чтобы выбрать ячейки, которые следует разблокировать.
Как и в случае с любым программным обеспечением, особенно с пакетом программ Microsoft 365, практика приводит к совершенству. Со временем вы разовьете собственное понимание лучших способов использования Microsoft Excel на работе и дома, но избегание ошибок, обсуждаемых в этой статье, безусловно, ускорит этот процесс.
