Многие утверждают, что настольное приложение Excel гораздо полезнее своего веб-аналога, и они будут правы: оно имеет больше инструментов, гораздо мощнее и отлично работает без подключения к Интернету. Однако за последний год Excel для веба улучшился во многих отношениях.
1. Простая вставка строк и столбцов
Чтобы добавить строки и столбцы между существующими данными в настольном приложении Excel, вам нужно выбрать и щелкнуть правой кнопкой мыши строку или столбец и нажать «Вставить». Однако этот метод может вызвать путаницу, если вы не знаете, что Excel по умолчанию вставляет столбцы слева, а строки выше.
Вот где Excel для веба прикрывает вам спину. Если вы решили, что вам нужно добавить еще одну строку или столбец, просто наведите курсор на заголовок строки или столбца (другими словами, на буквы в верхней части вашей электронной таблицы или на числа в левой части). Помимо того, что ваш курсор изменится на стрелку вниз, вы увидите крошечные кружки управления, которые появятся по обе стороны от заголовка строки или столбца.
При наведении курсора на один из этих кругов он превращается в символ «+», на который можно нажать, чтобы вставить новую строку или столбец в эту позицию.
Это не значит, что нельзя использовать традиционный метод правой кнопки мыши. Однако эта новая техника делает все намного быстрее для тех, кто часто добавляет строки и столбцы.
Если нажать «+», чтобы добавить столбец справа, новый столбец примет любое форматирование из столбца слева. Аналогично, нажатие «+», чтобы добавить новую строку под активной строкой, продублирует форматирование из строки выше.
2 Экспортировать файлы Excel в формате CSV
Экспорт таблиц Excel в виде текстового файла со значениями, разделенными запятыми (CSV), часто является предпочтительным, поскольку этот формат широко совместим с большинством программ для работы с электронными таблицами, упрощает передачу данных и его легко экспортировать и импортировать.
Раньше, чтобы сохранить таблицу Excel в этом упрощенном формате, вам пришлось бы использовать приложение Excel для настольных компьютеров. Однако решение Microsoft разрешить вам экспортировать файл Excel в формате CSV при использовании бесплатной онлайн-версии программы означает, что теперь гораздо больше людей могут воспользоваться этим инструментом.
По умолчанию Excel для Интернета сохраняет вашу работу в виде файла XLSX, что является улучшением старого формата файла XLS с точки зрения безопасности, емкости, целостности данных и доступности. Однако, несмотря на эти преимущества, файлы XLSX не предлагают универсальности, простоты и эффективности, которые мы получаем при использовании файлов CSV.
Чтобы экспортировать книгу Excel в формате CSV, нажмите «Файл» на ленте, выберите «Экспорт» и выберите «Загрузить как CSV».
Ваш текстовый файл Excel мгновенно появится в папке «Загрузки».
3. Используйте выбор даты
Если вы часто работаете с электронными таблицами, содержащими много дат, или если вы предоставляете доступ к электронной таблице, в которую другим пользователям необходимо вставить дату, воспользуйтесь скрытым инструментом выбора даты в Excel для Интернета.
Чтобы активировать эту функцию, вам нужно изменить форматирование чисел для ячейки или ячеек, куда будут вставлены дата или даты. Выберите эти ячейки и в раскрывающемся меню группы «Число» на вкладке «Главная» на ленте нажмите «Короткая дата» или «Длинная дата» в зависимости от того, какой тип отображения даты вы хотите получить.
Чтобы дополнительно настроить способ отображения даты в выбранных ячейках, нажмите «Дополнительные числовые форматы» в раскрывающемся меню «Числовой формат» и выберите вариант из более обширного списка на появившейся панели «Все параметры форматирования».
Теперь дважды щелкните по затронутым ячейкам, чтобы запустить средство выбора даты и выбрать дату.
4 Улучшения копирования и вставки
Одно из самых крупных изменений в Excel для Интернета за последние 12 месяцев касается инструментов копирования и вставки программы.
Во-первых, при вставке данных в таблицу Excel можно выбирать из гораздо большего количества опций. Например, вместо того, чтобы вставлять все, что связано с последним элементом, добавленным в буфер обмена, вы можете вставить только значения, только формулы, только форматирование или ссылку на источник, а также сохранить ширину исходных столбцов или вставить данные с транспонированными (переключенными) строками и столбцами. Эти опции доступны в раскрывающемся меню Вставить на вкладке Главная на ленте после того, как вы скопировали данные, которые хотите продублировать в своей таблице.
Во-вторых, вместо копирования и вставки целых строк или столбцов, когда вы хотите изменить их положение, Excel для веб-сайта позволяет вам перетаскивать их. Все, что вам нужно сделать, это навести курсор на заголовок строки или столбца, который вы хотите переместить, и щелкнуть и перетащить шеститочечный маркер, который появится, чтобы переместить его на новое место.
Наконец, функция автозаполнения в Excel для веб-сайта теперь соответствует тому, как она работает в настольной версии приложения. После ввода данных в одну или несколько ячеек выберите этот диапазон, щелкните и перетащите маркер заполнения в правом нижнем углу последней ячейки. Вы поймете, что делаете правильно, когда курсор превратится в значок «+».
5 просмотров листа обмена
Виды листов в Excel позволяют вам делиться определенным макетом листа Excel с другими. В результате, когда вы делитесь видом листа с кем-то еще, они видят только созданный вами вид, что избавляет их от необходимости просматривать большие объемы данных, которые в противном случае только мешали бы им.
После создания представления, которым вы хотите поделиться, добавив фильтры, скрыв строки и столбцы или закрепив области, в группе «Вид листа» вкладки «Данные» на ленте нажмите «Создать». В моем примере я отфильтровал столбец «Возраст», чтобы отображать только тех, кому 11 или 12 лет.
Теперь вы создали шаблон, который по умолчанию соответствует созданному вами представлению электронной таблицы. Вы знаете, что это так, потому что заголовки строк и столбцов стали черными, и вы можете увидеть метку Временный вид в группе Вид листа на вкладке Данные.
Чтобы переименовать только что созданное представление, щелкните поле, содержащее слова «Временное представление», и замените эти слова на имя, которое соответствует тому, что отображает представление. В моем случае я называю свое новое представление «Возраст 11 и 12». Когда закончите, нажмите Enter.
После создания различных представлений листа не забудьте сбросить представление листа по умолчанию. Для этого щелкните стрелку вниз рядом с полем, в котором вы называете каждое представление, и щелкните «По умолчанию». Затем удалите все фильтры, отобразите все скрытые строки или столбцы и разморозьте все замороженные панели. Затем вы можете переходить между представлениями листа по мере необходимости, будучи уверенными в том, что ваше представление по умолчанию — это версия, которая отображает ВСЕ данные.
Теперь, открыв новое представление, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку и выберите «Копировать ссылку на представление листа».
Наконец, в появившемся диалоговом окне нажмите «Копировать», чтобы поместить ссылку в буфер обмена и затем вставить ее в электронное письмо, сообщение Slack или чат Teams.
Нажмите «Любой, у кого есть ссылка, может редактировать», чтобы добавить пароль, определить, кто может получить доступ к представлению электронной таблицы, определить, могут ли другие редактировать данные, и установить дату окончания срока действия ссылки.
Улучшения Excel не собираются останавливаться на этом. Действительно, дорожная карта Microsoft включает в себя множество дальнейших изменений в ее программе электронных таблиц, таких как расширенная интеграция Copilot, более тесная интеграция с Microsoft Forms, больше инструментов для продвинутых аналитиков данных и, неизбежно, несколько новых функций.
