Независимо от того, являетесь ли вы учителем, планирующим урок, руководителем компании, представляющим квартальный отчет, или маркетологом, разрабатывающим привлекательный контент, создание презентации PowerPoint часто может отнять слишком много вашего драгоценного времени. К счастью, есть много способов ускорить этот процесс.
1. Используйте мастер слайдов для внесения массовых изменений
Мастер слайдов PowerPoint позволяет вам управлять общим дизайном презентации, изменяя шрифты, изображения, цвета, фоны, стили маркеров и все остальное, что появляется на всех слайдах или на определенных слайдах одного стиля. Поскольку внесение изменений в мастер слайдов влияет на несколько слайдов, это верный способ не только сэкономить время, но и обеспечить согласованность.
Для просмотра и редактирования мастера слайдов нажмите «Мастер слайдов» на вкладке «Вид» на ленте.
Хотя вы можете вносить изменения в мастер-слайд после добавления контента в презентацию, возьмите за привычку настраивать мастер-слайд. до вы добавляете контент. Это означает, что вы можете проверить, устраивает ли вас макет, пока вы работаете со слайдами, вместо того, чтобы вносить массовые изменения позже.
Слайд в верхней части панели миниатюр — это мастер-слайд, то есть любые изменения, которые вы внесете в этот слайд, будут отображаться на всех слайдах вашей презентации. В этом примере, как только я выбрал мастер-слайд и изменил шрифт заполнителя заголовка на красный с желтой подсветкой, другие слайды приняли это форматирование.
С другой стороны, если вы хотите изменить макет определенных типов слайдов, например, слайдов с двумя полями контента, расположенными рядом, прокрутите до соответствующего макета на панели миниатюр и внесите необходимые изменения.
Закончив вносить изменения в мастер слайдов, нажмите «Закрыть вид мастера» на вкладке «Мастер слайдов» (или нажмите «Обычный» на вкладке «Вид»).
Мастер слайдов PowerPoint — не единственный способ внести масштабные изменения в макет презентации. Например, если вы хотите внести значительные изменения в общий вид слайдов, перейдите на вкладку «Дизайн».
2. Добавьте команды на панель быстрого доступа.
Как следует из названия, панель быстрого доступа (QAT), которая также доступна в настольных версиях других программ Microsoft, таких как Word и Excel, — это место, где вы можете добавлять кнопки к часто используемым командам, избавляя себя от необходимости просматривать многочисленные вкладки и меню PowerPoint.
Например, мой QAT содержит значки, которые позволяют мне вставлять текстовое поле, форматировать текст в виде маркеров, выравнивать объекты по центру слайда и выполнять другие часто используемые команды PowerPoint.
По умолчанию QAT находится в самом верху окна PowerPoint и содержит часто используемые значки, такие как Save и AutoSave. Если вы его не видите, вам нужно активировать его, щелкнув правой кнопкой мыши в любом месте ленты и нажав «Показать панель быстрого доступа».
Теперь вы готовы добавлять команды в QAT, и есть три способа сделать это. Первый (и самый быстрый) способ — щелкнуть правой кнопкой мыши по команде на одной из вкладок и нажать «Добавить на панель быстрого доступа». В этом примере я хочу добавить кнопку «Комментарии» в свой QAT.
Просто имейте в виду, что не все отдельные кнопки можно добавить. Например, если вы щелкните правой кнопкой мыши кнопку, которая вставляет треугольную фигуру на слайд, вы увидите только опцию добавления галереи фигур в QAT.
Второй способ добавления кнопок в QAT — выбор из предложенных вариантов в раскрывающемся списке «Настроить панель быстрого доступа» справа от QAT. Действия с галочкой уже добавлены в QAT.
Наконец, если вы не можете найти команду, используя ни один из этих двух методов, снова нажмите стрелку раскрывающегося списка «Настроить панель быстрого доступа», но на этот раз выберите «Дополнительные команды».
Затем в раскрывающемся меню слева диалогового окна «Параметры PowerPoint» нажмите «Все команды», и когда вы найдете действие, которое хотите добавить в QAT, нажмите «Добавить». После выбора команды в правом меню и использования стрелок для изменения порядка значков на QAT нажмите «ОК».
Чтобы удалить значок из панели быстрого доступа, просто щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Удалить с панели быстрого доступа».
3 Группируйте связанные элементы, чтобы сохранить пропорции
Одна из кнопок на моем QAT — это значок «Группировать элементы», потому что он экономит мне кучу времени всякий раз, когда я создаю презентацию PowerPoint.
Допустим, у вас есть план рассадки на одном из слайдов, но вы хотите изменить положение и размеры всех столов и стульев одновременно, сохраняя при этом их относительные пропорции. Вместо того, чтобы настраивать их по отдельности, вы можете либо удерживать Ctrl, выбирая их по одному, либо, что еще лучше, использовать курсор Select, чтобы выбрать их все вместе.
Теперь на вкладке «Главная» на ленте нажмите «Упорядочить», а затем нажмите «Группировать».
Теперь вы сообщили PowerPoint, что, хотя эти фигуры являются отдельными элементами, они связаны друг с другом. Это означает, что когда вы выбираете один объект, они все будут выбраны вместе, поэтому вы можете перемещать, изменять их размер или форматировать их согласованно или даже анимировать их вместе, если захотите.
В этом примере после выбора сгруппированных элементов я одновременно изменил их размер, изменил шрифт на Times New Roman и переместил их вниз по слайду, чтобы можно было добавить заголовок слайда.
После выбора группы вы можете снова щелкнуть один из объектов в группе, чтобы внести индивидуальные изменения. Чтобы разгруппировать сгруппированные объекты, щелкните Упорядочить > Разгруппировать на вкладке Главная на ленте.
4. Используйте шаблоны PowerPoint
Шаблоны PowerPoint — это готовые макеты презентаций, содержащие шрифты, цвета и различные типы макетов слайдов, уже подготовленные для использования. Они даже содержат контент-заполнитель, чтобы дать вам представление о типе деталей, которые может содержать каждый макет.
Шаблоны PowerPoint не только экономят ваше время, которое потребовалось бы при разработке слайдов с нуля, но и выглядят профессионально и обеспечивают единообразие на протяжении всей презентации.
Чтобы наилучшим образом использовать шаблоны PowerPoint, выберите один из них, прежде чем начнете добавлять контент. Когда вы впервые откроете программу, нажмите «Создать» в левом меню на странице приветствия и начните с просмотра выбора в нижней части экрана. Однако, если ни один из этих вариантов вам не подходит, воспользуйтесь полем поиска, чтобы найти больше шаблонов и тем.
Когда вы определитесь с понравившимся дизайном, дважды щелкните по нему, и PowerPoint откроет шаблон как новую, редактируемую презентацию. Не забудьте сохранить файл, прежде чем вносить изменения.
5. Используйте по максимуму возможности инструмента AI Designer
Инструмент Designer в PowerPoint использует ИИ для предложения высококачественных макетов слайдов на основе вашего контента, избавляя вас от необходимости думать о том, как сделать презентацию более профессиональной и привлекательной. Когда вы добавляете текст или изображения на слайды, Designer автоматически и интуитивно создает макеты, из которых вы можете выбирать.
В этом примере я ввел «Grow Your Own Food» в пустой титульный слайд. Затем, когда я нажал «Designer» на вкладке Design, панель справа выдала мне несколько отличных вариантов на выбор.
Панель конструктора работает только в том случае, если ни один из элементов на слайде не выбран, поэтому сначала убедитесь, что вы щелкнули по незанятой части слайда.
Затем, когда я ввел подзаголовок «Станьте садоводом, заботящимся об окружающей среде», варианты выбора на панели «Конструктор» перезагрузились, чтобы учесть мой дополнительный контент.
Вам не нужно начинать с чистого листа. Например, даже если вы используете шаблон PowerPoint (см. раздел выше), Designer все равно готов предложить макеты, созданные ИИ на основе того, что уже содержат ваши слайды.
Дизайны с анимацией или значком видео в нижнем левом углу предложений на панели конструктора содержат движущиеся изображения. Хотя эти дизайны выглядят великолепно, они значительно увеличивают размер файла PowerPoint, что может привести к проблемам с производительностью. Если вы решите использовать эти анимированные дизайны, делайте это умеренно, например, только на титульном слайде.
Еще один способ повысить эффективность рабочего процесса — оптимизировать сам файл PowerPoint. Например, уменьшение размера файла, удаление макросов и надстроек, а также отключение функции автосохранения помогут вам быть уверенными, что ваша презентация не подведет вас, когда вы донесете ее до аудитории.
