Освоение инструментов Microsoft Excel — это бесконечный процесс, даже для тех, кто десятилетиями пользовался этой программой на работе или дома. Имея это в виду, вот некоторые из моих любимых приемов Excel, которые я подобрал за эти годы, которые вы можете взять на вооружение и использовать для ускорения своего рабочего процесса с электронными таблицами.
1. Вам не нужно закреплять первую строку таблицы
Если вы работаете с таблицей Excel, содержащей множество строк данных, у вас может возникнуть соблазн закрепить первую строку с помощью вкладки «Вид» на ленте, чтобы при прокрутке вниз заголовки оставались видимыми.
Однако вам не нужно выполнять этот шаг, если вы форматируете свои данные как таблицу Excel. Для этого сначала убедитесь, что ваши данные имеют заголовки столбцов в верхней строке. Затем выберите свои данные и на вкладке «Вставка» на ленте нажмите «Таблица».
Если у вас много строк данных, то вместо того, чтобы выделять их вручную с помощью мыши, активируйте верхнюю левую ячейку (в моем случае ячейку A1), нажмите Ctrl+Shift+Стрелка вправо, чтобы выделить всю строку, а затем нажимайте Ctrl+Shift+Стрелка вниз, пока не будут выделены все данные.
Теперь убедитесь, что информация в диалоговом окне «Создать таблицу» верна, и нажмите «ОК».
Наконец, выберите любую ячейку в таблице и прокрутите вниз. Обратите внимание, что заголовки столбцов (A, B, C и т. д.) заменяются именами столбцов, которые вы назначили в начале.
Этот трюк работает только в том случае, если ваша таблица содержит больше строк, чем может поместиться на экране. В противном случае заголовки таблиц всегда видны, поэтому нет необходимости в заголовках электронных таблиц повторять эти метки.
2 Копирование и доступ к нескольким элементам одновременно
Большинство людей знают о знаменитых сочетаниях клавиш для копирования (Ctrl+C) и вставки (Ctrl+V) элементов в Excel. Однако мало кто знает, что можно одновременно копировать несколько элементов из разных источников и вставлять их в электронную таблицу одним щелчком мыши.
Допустим, вы создаете таблицу профилей игроков для вашей любимой футбольной команды. Для каждого игрока вам нужен его идентификатор, фотография и ссылка на его онлайн-биографию.
Несмотря на то, что идентификаторы игроков находятся на отдельном листе, их фотографии — в документе Microsoft Word, а URL-адреса их онлайн-биографий доступны в веб-браузере, вы можете скопировать каждый элемент по одному.
Затем вернитесь в таблицу, куда вы хотите поместить скопированные элементы, и щелкните значок запуска буфера обмена на вкладке Главная на ленте, чтобы увидеть только что скопированные элементы на панели буфера обмена. Обратите внимание также на то, что рядом с каждым элементом есть значок, напоминающий вам о его исходном местоположении.
Теперь выберите ячейку, в которую вы хотите вставить первый элемент, и щелкните элемент в панели буфера обмена. Повторите этот процесс для других скопированных элементов.
После вставки изображения в Microsoft Excel щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Поместить в ячейку», чтобы встроить изображение в границы ячейки.
Затем вы можете нажать «Очистить все» на панели буфера обмена, прежде чем перейти к следующей группе элементов, которые вы хотите скопировать и вставить.
Буфер обмена Microsoft Excel может содержать до 24 элементов. Это означает, что при копировании 25-го элемента он заменит самый старый элемент в буфере обмена.
Преимущество использования буфера обмена Microsoft Excel вместо буфера обмена Windows (Windows+V) заключается в том, что он остается видимым в окне Excel, пока вы не закроете его вручную. С другой стороны, буфер обмена Windows исчезает, как только вы щелкаете за его пределами.
3. Просмотр всех формул, используемых в вашей электронной таблице.
По умолчанию в Excel ячейки рабочего листа отображают результаты формулы, а строка формул показывает формулу, которую вы использовали для получения этого результата.
Однако вы также можете отобразить формулы в самих ячейках. Для этого нажмите Ctrl+` (клавиша с апострофом, которая обычно находится в левом верхнем углу клавиатуры).
При использовании этого сочетания клавиш вы можете быстро увидеть, какие ячейки содержат формулы, понять, как производятся вычисления, и проверить наличие ошибок. Более того, при активации этой опции выбор ячейки, содержащей формулу, окрасит ячейки, на которые она ссылается, что упрощает устранение неполадок.
Нажмите Ctrl+` еще раз, чтобы вернуть электронную таблицу в состояние по умолчанию.
4 Просмотр всех вкладок рабочих листов с помощью щелчка правой кнопкой мыши
Одной из самых раздражающих задач в Excel является навигация по менеджеру вкладок в нижней части экрана, особенно если в вашей книге много листов. Действительно, нажатие маленьких стрелок в нижнем левом углу окна Excel для прокрутки вкладок отнимает слишком много вашего драгоценного времени.
Щелкните и перетащите три точки справа от вкладок рабочих листов, чтобы освободить больше места для их названий.
Один из способов ускорить этот процесс — нажать Ctrl+Page Down, чтобы перейти на следующую вкладку, или Ctrl+Page Up, чтобы вернуться на предыдущую вкладку.
Однако мой предпочтительный метод — щелкнуть правой кнопкой мыши по стрелкам навигации по вкладкам. Это действие запускает окно Activate, и вы можете затем дважды щелкнуть лист, на который хотите перейти (или использовать клавиши со стрелками и нажать Enter).
Этот инструмент особенно полезен, если вы нашли время дать своим рабочим листам короткие, но описательные названия, а не придерживаться названий по умолчанию: Лист1, Лист2, Лист3 и т. д.
5. Используйте строку состояния для быстрых расчетов.
Одним из самых простых, но, вероятно, наименее используемых инструментов Excel является строка состояния, которая находится в правом нижнем углу окна Excel.
В частности, когда вы выбираете некоторые данные в своей электронной таблице, строка состояния предоставляет расчеты для мгновенного анализа без необходимости использования дополнительных формул.
В этом примере таблица отсортирована по количеству матчей в порядке убывания, и мне нужно быстро увидеть общее и среднее количество голов, забитых каждым игроком, сыгравшим 100 или более матчей.
Хотя я мог бы использовать формулы для получения этой информации, я не хочу, чтобы результат отображался в электронной таблице. Моя цель здесь — просто взглянуть на цифры для быстрого анализа.
Итак, как только я выбираю общее количество голов для соответствующих игроков, в строке состояния появляются среднее значение, количество и сумма выбранных ячеек.
Если вы не видите эти итоги в своей версии Excel после выбора двух или более ячеек с данными, щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите нужные вам расчеты агрегации из шести вариантов: Среднее, Количество, Числовое количество, Минимум, Максимум и Сумма.
Более того, я могу щелкнуть любое из этих вычислений в строке состояния, чтобы скопировать значения в буфер обмена, и при необходимости их можно будет вставить в другое место.
Если вы хотите сэкономить время при использовании Microsoft Excel, а также использовать приемы, которыми я поделился с вами в этом руководстве, воспользуйтесь полем имени для ускорения навигации и настройте панель быстрого доступа, чтобы мгновенно выполнять наиболее часто используемые команды.
