Paste Special — недооцененный инструмент в Microsoft Excel, многие используют его только для вставки значений. Но он может делать гораздо больше! Независимо от того, слышите ли вы о Paste Special впервые или являетесь опытным профессионалом Excel, эти советы и рекомендации гарантированно сэкономят вам массу времени.
Сочетание клавиш для специальной вставки в Microsoft Excel 365 (версия, используемая в этой статье) и Microsoft Excel 2024 и более поздних версиях — Ctrl+Alt+V. Однако в более старых версиях сочетание клавиш — Ctrl+Shift+V.
1 Увеличить или уменьшить несколько значений на одинаковую величину
Вы можете использовать специальную вставку для внесения массовых изменений значений в таблицу Microsoft Excel.
В этом примере предположим, что вы использовали XLOOKUP для возврата оценок учащихся на основе пороговых значений в таблице поиска.
Однако позже вы понимаете, что границы оценок слишком строгие, поэтому вы хотите снизить все пороговые значения на три балла.
Вместо того, чтобы делать это вручную, вы можете сделать простую сумму в другом столбце, прежде чем заменить старые пороговые значения новыми. Однако этот метод займет слишком много времени, особенно когда вы можете использовать Paste Special, чтобы сделать то же самое за меньшее количество шагов.
Сначала в пустой ячейке введите 3, так как это уменьшение, которое вы хотите применить ко всем порогам. Затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать эту ячейку.
Затем, не снимая копию ячейки влияния, выделите все ячейки, содержащие значения, которые вы хотите увеличить или уменьшить, и нажмите Ctrl+Alt+V, чтобы открыть диалоговое окно «Специальная вставка».
Диалоговое окно отличается в зависимости от того, что вы скопировали и выбрали. Например, при копировании форматирования диаграммы на другую диаграмму у вас есть только три варианта: вставить все, вставить форматы и вставить формулы.
Теперь нажмите клавиши, соответствующие подчеркнутым символам в действиях, которые вы хотите выполнить. В этом случае вы хотите выполнить операцию вычитания, поэтому нажмите S, и вы хотите скопировать только значение (не форматирование), поэтому нажмите V.
Наконец, когда вы нажмете Enter, вы увидите, что все пороговые значения уменьшатся на 3, а ячейки сохранят свое исходное форматирование, включая границу и меньший размер шрифта.
Не забудьте очистить ячейку инфлюенсера, как только закончите!
2. Превращаем целые числа в проценты
Если вы когда-либо пытались преобразовать целое число в процент, вы прекрасно знаете, что в Excel это сделать непросто.
Например, представьте, что вам прислали эту электронную таблицу, и вы хотите преобразовать значения в столбце B в проценты.
Однако если вы выберете соответствующие ячейки и нажмете на символ «Процент» в группе «Число» вкладки «Главная» на ленте, то, поскольку значения являются целыми числами, они преобразуются в большие процентные значения, чем вы ожидали.
Вместо этого введите целые числа в их исходном формате 1% в пустую ячейку и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать его.
Теперь выберите ячейки, содержащие значения, которые вы хотите преобразовать из целых чисел в проценты, и нажмите Ctrl+Alt+V. Затем нажмите M, чтобы активировать операцию умножения.
Если ячейка влияния отформатирована иначе, чем ячейки, на которые вы хотите повлиять, не забудьте также нажать V, чтобы скопировать только значения.
Наконец, нажмите Enter, и все целые числа будут преобразованы в предполагаемые проценты. Вы также можете очистить ячейку influencer, поскольку она никак не связана со значениями в столбце B.
3 Копировать комментарии и заметки
С помощью функции «Специальная вставка» в Microsoft Excel вы можете копировать и вставлять не только содержимое ячейки или форматирование. Более того, вы также можете дублировать комментарий или примечание ячейки в другой ячейке.
Предположим, в этой таблице вы добавили примечание в ячейку, чтобы указать, что задача требует дальнейшего внимания.
Затем вы понимаете, что другие задачи также должны иметь прикрепленную к ним ту же заметку. Да, вы можете скопировать текст в заметке и дублировать его вручную, но использование специальной вставки — гораздо более быстрый способ. Вы также можете использовать Ctrl+C и Ctrl+V, чтобы скопировать всю ячейку, включая ее комментарии и заметки, но этот метод вызывает проблемы, если ячейки отформатированы по-разному.
Сначала выберите и скопируйте ячейку, содержащую заметку, а затем выберите ячейку или ячейки, в которые вы хотите скопировать заметку.
Нажмите клавишу Ctrl при выборе несмежных ячеек, чтобы выделить их вместе.
Теперь нажмите C, чтобы выбрать «Комментарии и заметки».
Наконец, нажмите Enter, чтобы увидеть дубликат заметки в выбранных ячейках.
Если вы используете тот же метод для копирования комментариев между ячейками, временная метка в дублированном комментарии или комментариях будет такой же, как временная метка в исходном комментарии. Другими словами, временная метка не обновляется, чтобы указать, когда комментарий был дублирован с помощью специальной вставки.
4. Переключение строк и столбцов
Справедливо будет сказать, что все инструменты Paste Special предназначены для ускорения вашего рабочего процесса в Microsoft Excel. Однако наиболее мощный из всех вариантов Paste Special позволяет вам переключать строки и столбцы в ваших данных.
В этом примере представим, что вы получили эту электронную таблицу и хотите поменять местами имена в строке 1 с днями недели в столбце A, поскольку поля должны находиться в столбцах, а записи — в строках.
Переворачивание данных с горизонтального на вертикальное вручную заняло бы много времени и неизбежно привело бы к ошибкам копирования. К счастью, вы можете сделать это всего за несколько шагов с помощью Paste Special.
Сначала выделите все данные, включая строку заголовка, и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать их.
Если ваши данные находятся в отформатированной таблице Excel, перед их копированием вам необходимо выделить любую ячейку в таблице и нажать «Преобразовать в диапазон» на вкладке «Конструктор таблиц» на ленте.
Затем щелкните ячейку, в которую вы хотите поместить верхнее левое значение транспонированных данных (убедитесь, что под этой ячейкой достаточно места для новой таблицы), и нажмите Ctrl+Alt+V, чтобы открыть диалоговое окно «Специальная вставка».
После открытия нажмите E, чтобы активировать действие транспонирования. Также дважды проверьте, хотите ли вы выбрать какие-либо параметры в разделе «Вставить» диалогового окна — например, если некоторые ячейки отформатированы как даты, нажмите U, чтобы сохранить значения и их числовые форматы.
При нажатии Enter транспонированная таблица появится в выбранной вами позиции.
Теперь вы можете удалить исходную таблицу и отформатировать новую в соответствии со своими потребностями.
Вы также можете использовать функцию TRANSPOSE в Excel для достижения аналогичного результата. Однако, если данные, транспонированные с помощью Paste Special, не связаны с исходными данными, функция TRANSPOSE создает слитый динамический массив, который обновляется, чтобы отразить любые изменения в исходных данных.
Хотя диалоговое окно «Специальная вставка» позволяет копировать форматы, есть более быстрый способ сделать это, если вы хотите скопировать форматирование во множество ячеек в разных областях вашей электронной таблицы. Выберите ячейки, содержащие форматирование, которое вы хотите скопировать, и дважды щелкните значок «Формат по образцу». Затем выберите ячейки, в которые вы хотите вставить форматирование.
