Microsoft Excel по-прежнему популярен даже спустя десятилетия после своего появления, но сегодня появился новый мощный инструмент, который бросает вызов почтенному приложению. Как и Excel, Smartsheet может планировать проекты, но первый — это скорее программа для обработки чисел, которая может делать несколько вещей. Многие также задаются вопросом, какое приложение лучше всего подходит для планирования проектов.
Для тех, кто задается вопросом, каков ответ, мы вас прикрыли. Вы узнаете, в чем их сходство и различие. Читайте дальше, чтобы узнать, кто из них победит.
Сходство Smartsheet и Excel
Excel позволит пользователям создавать только электронные таблицы, а Smartsheet может это сделать. . Другие сходства включают:
- Диаграммы
- Совместная работа нескольких пользователей
- Шаблоны
- Интеграции
То, что вы можете делать в Excel, можно повторить и в Smartsheet. К сожалению, несмотря на надежную репутацию Excel, он просто не может больше, чем Smartsheet.
Мощные функции Smartsheet
Smartsheet отлично работает с простыми электронными таблицами, но он предназначен для большего. Ниже приведены некоторые функции, которых нет в Excel, но есть в Smartsheet.
Дополнительные представления
С помощью Smartsheet можно создавать различные представления, многие из которых предназначены для повышения эффективности работы бизнес-группы. Это:
- представление Ганта
- представление календаря
- доски Канбан
- Подзадачи
- Зависимости
- Напоминания о задачах
< img src="/wp-content/uploads/2022/05/2aabbe455ff10a096d49c32ba5467b46.png" />
Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма, на которой задачи проекта расположены по вертикальной оси, а сроки — по горизонтальной оси. Таким образом, диаграмма помогает показать взаимосвязь между двумя категориями. Его изобрел Генри Гант.
Календари идеально подходят для управления задачами, поскольку вы можете устанавливать напоминания для членов команды и устанавливать четкие сроки для конкретных целей.
Канбан-доска – еще один популярный инструмент управления, но он использует доску вместо графиков. Когда задача достигает определенного этапа, она перемещается в другую категорию до завершения.
Эти дополнительные представления также могут отображать подзадачи, которые Excel не может настраивать. Со Smartsheet у вас есть много возможностей для экспериментов, пока вы не найдете формат, который подходит вам и вашей команде.
Мощная совместная работа
Excel поддерживает работу в режиме реального времени. сотрудничество, но изменения проявляются через некоторое время. Благодаря Smartsheet вы можете видеть изменения в реальном времени. Будет меньше ошибок или неправильных версий, так как Smartsheet намного быстрее, чем Excel, при обнаружении новых данных.
Совместная работа — это больше, чем отображение изменений, и у Smartsheet есть еще кое-что в рукаве. Вы можете обмениваться заметками, файлами и задачами в режиме реального времени. Член команды, которому нужен PDF-документ, может получить его через несколько секунд после того, как другой человек загрузит его.
Вы также можете комментировать проекты, что невозможно в Microsoft Excel. Запросы на обновление и уведомления также являются частью Smartsheet, что упрощает рабочий процесс. Вместо того, чтобы использовать другое приложение для обмена сообщениями для координации ваших товарищей по команде, Smartsheet позволяет вам управлять всем из одного места.
Обмен таблицами с помощью Smartsheet также прост, и вы можете поделиться любым проектом с неограниченным числом членов команды. Даже те, у кого нет Smartsheet, могут быть приглашены по электронной почте.
Эта функция поддерживается на всех устройствах, и все функции можно использовать, особенно на ПК. Поэтому вы можете продолжать работать над проектом, где бы вы ни находились.
Совместная работа Microsoft Excel хуже, поскольку она не позволяет соавторам использовать все доступные функции при работе с одной и той же электронной таблицей. Он также имеет несколько функций для управления работой.
Задачи тонкой настройки
В Excel нет возможности задавать подзадачи и условия, поэтому все приходится делать вручную или трудоемкими методами. Однако Smartsheet позволяет пользователям привязывать к цели зависимости и подзадачи. В сложных проектах вы обнаружите, что команда лучше справляется с выделенными задачами, поскольку все удобно расположено в одной задаче, включая условия.
Автоматизация
Иногда вы можете задаться вопросом, что произошло бы, если бы в Excel были некоторые автоматизированные функции, облегчающие вашу работу. Не удивляйтесь больше, поскольку Smartsheet воплотил это в жизнь. Вы можете создать автоматизацию в приложении всего за несколько минут.
Для тех, кто не знаком с этим термином, автоматизация в программном обеспечении относится к процессу, который запускается, когда пользователь-человек что-то делает. Вы можете настроить Smartsheet на отправку менеджеру проекта оповещения, если член команды помечает что-то для проверки. Все это происходит автоматически после программирования автоматизации.
Smartsheet упрощает этот процесс благодаря удобному интерфейсу. Это меню перетаскивания, которое позволяет вам действовать строго так, как задумано. Вы можете настроить все компоненты, такие как триггеры, условные пути и многое другое.
Имея некоторый опыт, вы можете использовать простой процесс и создать высокотехнологичный рабочий процесс автоматизации, сэкономив драгоценное время вашей команды.
Дополнения
В отличие от что некоторые могут подумать, Microsoft Excel плохо интегрируется с другими продуктами Microsoft Office или вообще не интегрируется. Программа поддерживает очень мало интеграций по сравнению со Smartsheet.
Что касается интеграции, Smartsheet предлагает множество вариантов, будь то собственное или стороннее приложение. Google Диск, Dropbox и Slack — все возможные интеграции, которые вы можете получить.
Команды, которые не возражают против расширения возможностей Smartsheet, также могут заплатить за управление ресурсами, ранее известное как 10000ft. Это дополнение предоставляет менеджеру дополнительные возможности управления, в том числе следующие.
- Управление портфелем
- Отслеживание времени
- Расширенные отчеты
- Аналитика
- Прогнозирование
- Бюджетирование
В Excel нет ничего отдаленно похожего на подобные инструменты управления командой.
Почему люди до сих пор используют Excel?
Вы можете задаться вопросом, почему многие компании до сих пор использовать Microsoft Excel, несмотря на все преимущества Smartsheet. Нетрудно увидеть логику выбора, и вы даже можете согласиться с их аргументацией. Вот несколько распространенных ответов на этот вопрос.
Знакомство
Многие люди придерживаются того, что знают, а Microsoft Excel — распространенное приложение, которое до сих пор используют многие предприятия. Если руководитель группы не видит причин для перехода на Smartsheet, он не будет вносить изменения. Для них усилия по переходу на новое приложение того не стоят.
Нет необходимости
Для фрилансеров или небольших команд это необязательно. необходимо переключиться, так как Smartsheet подходит для крупных предприятий. Поэтому небольшие команды или отдельные лица, скорее всего, будут использовать то, что уже используют, например Excel.
Затраты
Microsoft Excel можно приобрести как отдельную программу или часть Office 365, и первый вариант предлагает вам лицензию, которая действует до тех пор, пока конкретная версия не устареет. Вы можете выжать по крайней мере пять лет использования. Версия Office 365 также стоит всего 6,99 долларов в месяц, что делает ее более дешевым вариантом.
Smartsheet стоит 14 долларов или больше в месяц. Бесплатной версии не существует, и вы будете платить за программное обеспечение, пока используете его.
Smartsheet побеждает
Тем не менее, Smartsheet является победителем в этом сравнении. Excel — мощный инструмент для работы с электронными таблицами, но он не предназначен ни для чего другого. С другой стороны, Smartsheet может делать гораздо больше, особенно с помощью управления ресурсами или сторонних интеграций.
Все, что может Excel, Smartsheet может делать лучше. Если у вас большая команда и вы хотите перейти от Excel, это приложение — то, что вам нужно.
Дополнительная универсальность
Smartsheet лучше приложение, превосходящее Excel по функциям, интеграции и чистой универсальности. Тем не менее, многие люди больше знакомы с последним программным обеспечением и могут сопротивляться изменениям. Поэтому вам решать, какую программу использовать.
Что вам нравится в Smartsheet? Знаете ли вы другие альтернативы? Пожалуйста, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.
