Большинство современных компаний используют электронную почту для общения. Потеря доступа к электронной почте или, что еще хуже, к целым учетным записям электронной почты может иметь разрушительные последствия. Резервное копирование электронной почты Outlook — один из лучших способов обрести душевное спокойствие, зная, что электронные письма хранятся в нескольких местах на вашем устройстве и не могут быть легко потеряны.
В этой статье мы объясним, как создавать резервные копии электронной почты Outlook несколькими способами.
Как сделать резервную копию и экспортировать все электронные письма Outlook
Один из самых быстрых способов резервного копирования всех ваших электронных писем Outlook — использовать встроенный формат файла .pst. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange используют файлы PST исключительно для хранения электронной почты, контактной информации и адресов, а также событий календаря. Статический PST-файл можно использовать в качестве резервной копии текущих электронных писем и контактной информации Outlook, и Outlook сможет получить к ним доступ даже в автономном режиме.
Вот как сделать резервную копию ваших электронных писем в PST-файле. файл:
- Откройте Outlook и нажмите Файл вверху.
- В меню выберите Открыть & Экспорт.
- Нажмите Импорт /Экспорт.
- Система вернется к на главном экране Outlook и открыть мастер импорта/экспорта, который поможет вам выполнить экспорт.
- В мастере выберите Экспорт в файл из списка, затем нажмите Далее.
- Выберите Файл данных Outlook (.pst), когда будет предложено выбрать тип файла, затем нажмите Далее.
- После этого вам будет предложено выбрать папки для экспорта. Вы можете выбрать свою учетную запись электронной почты, чтобы экспортировать все связанные с ней папки, включая контакты и данные календаря. Нажмите Далее, когда будете довольны своим выбором.
- Выберите адресный путь, в котором сохранен файл резервной копии. Запомните путь, чтобы иметь доступ к нему позже.
- Рекомендуется изменить имя файла (последняя часть пути). По умолчанию это backup.pst.
- Если вы сохраняете файл резервной копии по пути по умолчанию, выберите, хотите ли вы дублировать элементы.
< /li>
- (Необязательно) Вы можете вернуться к любому из предыдущих диалоговых окон, например, чтобы изменить выбор папки, с помощью кнопки Назад.
- Нажмите Готово, чтобы начать процесс экспорта.
- Outlook предложит вам создать пароль. Это может быть важно по соображениям безопасности, но вам не нужно вводить пароль.
- Вы можете найти извлеченный файл в месте, которое вы указали для пути к файлу. Теперь вы можете переместить или скопировать файл в другое место.
Как получить доступ к экспортированным Электронная почта Outlook
После того как вы экспортировали файлы, вам может быть интересно, как получить к ним доступ позже. Outlook позволяет легко открывать резервные копии и восстанавливать электронные письма до сохраненной точки времени. Вот что вам нужно сделать:
- Найти файл резервной копии. Запишите его местоположение и путь к файлу.
- Откройте Outlook.
- Нажмите Файл, затем нажмите >Открыть и усилить Экспорт.
- В меню справа выберите Открыть Файл данных Outlook.
- Откроется проводник. . Перейдите к файлу резервной копии. Нажмите на него, затем выберите Открыть.
- Система вернет вас на главный экран Outlook.
- На меню навигации слева, прокрутите вниз, пока не увидите Файл данных Outlook. Эта категория содержит элементы, извлеченные из файла резервной копии.
- Категория сохраняет исходное форматирование и системы папок.
- Вы можете перетаскивать электронные письма, чтобы перемещать их в другие файлы.< /li>
Теперь у вас есть доступ к резервным копиям электронной почты.
Как быстро сохранить одно электронное письмо в Outlook
Иногда вам не нужно хлопот сохранения всех электронных писем и открытия Outlook снова и снова, когда вам нужно только одно или несколько конкретных писем. К счастью, есть несколько быстрых способов сохранить одно электронное письмо из Outlook.
Способ 1 – Сохранение напрямую в папку
- Откройте Outlook.
- Откройте Проводник и перейдите туда, где вы хотите сохранить электронное письмо. Возможно, вам потребуется перевести Outlook и Проводник в оконный режим и перемещать их для более удобного доступа.
- Перетащите электронное письмо, которое вы хотите сохранить из Outlook, в папку.
- Outlook автоматически сохранит сообщение электронной почты в “Элемент Outlook” формат.
- Дважды щелкните сохраненное письмо, чтобы открыть его в Outlook. .
Способ 2 – Сохранить как TXT или HTML
- Откройте письмо, которое хотите сохранить, в Outlook.
- Выберите Файл, затем выберите Сохранить Как.
- Откроется Проводник. Выберите путь, по которому вы хотите сохранить электронную почту. В нижней части Проводника нажмите на стрелку рядом с Тип файла. Выберите либо Только текст для сохранения в формате .txt, либо HTML, чтобы сохранить электронное письмо в виде файла .html.
- После сохранения электронное письмо можно открыть в текстовом редакторе (например, в Блокноте), если оно сохранено в формате .txt, или в браузере, если оно сохранено в формате .html.
При сохранении электронной почты таким образом никакие вложения не сохраняются, поэтому обязательно загрузите их, при необходимости переименуйте и сохраните вместе с электронной почтой для последующего доступа.
Способ 3 – – Используйте программу захвата экрана для сохранения изображения
Вы также можете использовать программу для захвата экрана, чтобы сохранить содержимое сообщения электронной почты в виде изображения. Этот метод может быть полезен для ссылки на содержимое электронной почты в других формах связи, поскольку изображения легко прикрепляются к электронным письмам и другим сообщениям.
- Если вы используете Windows, более новые версии поставляются с предустановленным программным обеспечением для захвата экрана, которое называется Snipping Tool (на старых устройствах) и Snip & Эскиз. Кроме того, вы можете использовать кнопку Print Screen на клавиатуре, а затем вставить изображение в Paint.
- Для устройств Mac процесс аналогичен. Используйте сочетание клавиш Ctrl + Command + 4, чтобы открыть встроенную функцию захвата экрана, а затем перетащите перекрестие выбора, чтобы закрыть область письма, чтобы сохранить его.
- Для Linux вы можете найти набор программ для захвата экрана, доступных для загрузки, которые можно использовать для сохранения электронной почты в виде изображения. Кроме того, модели на основе GNOME имеют встроенную утилиту создания снимков экрана в разделе Приложения > Меню аксессуаров. Некоторые версии ОС Linux реагируют на нажатие кнопки Print Screen на клавиатуре, как и в системах Windows.
Как сохранить несколько писем Outlook на свой компьютер
h2>
Если вы хотите сохранить более одного письма за раз, но вам не нужна вся библиотека электронной почты, есть способ выбрать несколько писем для одновременного сохранения. Вот что вам нужно сделать:
- Откройте Outlook.
- Выберите письма, которые хотите сохранить. Удерживайте Ctrl и нажимайте на письма, чтобы выбирать их по одному, или удерживайте Shift, чтобы выбрать группу писем между первым и вторым щелчком.
- Перейти к Файл > Сохранить как.
- В диалоговом окне перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить электронные письма, назовите файл по своему усмотрению и выберите Только текст в качестве формата для сохранения.
- Outlook сохранит все выбранные электронные письма в одном файле .txt. Для доступа к ним можно использовать текстовый редактор.
Если вы хотите сохранить их в отдельных файлах .txt, вам нужно сохранить каждое электронное письмо отдельно. Дополнительные подключаемые модули Outlook, доступные в Интернете, могут расширить эту функцию, чтобы сохранять электронные письма в отдельных форматах .txt или в файлах альтернативных форматов.
Часто задаваемые вопросы
Как экспортировать все Адреса электронной почты в Outlook?
Если вы хотите экспортировать свой список контактов (который содержит адреса электронной почты ваших контактов, а также другую информацию), вы можете выполнить действия, аналогичные тому, как вы экспортируете электронные письма. Однако контактная информация может храниться в другом формате файла, более удобном для пользователя, и может быть открыта в Excel для быстрой обработки и редактирования. Вот что вам нужно сделать:
1. Откройте Outlook.
2. Выберите Файл > Открыть & Экспорт > Импорт/экспорт.
3. В мастере импорта/экспорта выберите Экспортировать в файл.
4. Выберите Значения, разделенные запятыми (.csv), когда будет предложено выбрать тип файла.
5. В меню выбора папки выберите папку Контакты под своей учетной записью.
6. Подтвердите путь к файлу или измените его при необходимости, назовите файл по своему усмотрению и нажмите Далее.
7. Нажмите Готово, чтобы начать экспорт.
8. Диалоговое окно импорта/экспорта закроется после завершения процесса.
Экспортированный файл .csv можно открыть в Excel. Он отобразит большую таблицу с контактной информацией. Вероятно, у вас будет много пустых ячеек, и это совершенно нормально. Вы можете использовать Excel для редактирования данных, хотя добавление дополнительного содержимого может сделать его нечитаемым для Outlook, если вам потребуется позже импортировать файл.
Вы можете использовать этот файл на другом устройства или службы электронной почты для импорта контактной информации.
Новый взгляд на Outlook
Благодаря встроенной функции экспорта Outlook вы можете создавать резервные копии и восстанавливать электронные письма, если вы потеряете доступ к своей электронной почте. учетной записи, будь то из-за утерянного пароля или взлома. При таком распространении онлайн-общения регулярное резервное копирование электронной почты в течение нескольких минут может избавить вас от головной боли, связанной с поиском потерянных файлов.
Как часто вы экспортируете электронную почту Outlook? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.
